Tự động hóa tài liệu là gì: Tự động hóa không làm tăng công việc kiểm tra, tổng quan đầy đủ

Tự động hóa tài liệu là việc AI đảm nhận công việc mà con người phải mở tài liệu, kiểm tra nội dung rồi nhập lại vào hệ thống nghiệp vụ, nhờ đó thời gian làm việc thực tế của nhân viên giảm xuống. Điều kiện là quá trình không được dừng lại ở việc hiển thị kết quả nhận dạng trên màn hình.

Vì sao sau khi tự động hóa thời gian vẫn không giảm

Có trường hợp việc tự động hóa chỉ thêm một bước kiểm tra.

Khi hỏi nhân viên điều gì đã thay đổi sau khi đưa công cụ nhận dạng tài liệu vào, đôi khi nhận được câu trả lời bất ngờ. Trước đây họ xem tài liệu rồi nhập vào hệ thống. Bây giờ họ xem tài liệu, kiểm tra kết quả nhận dạng, rồi mới nhập vào hệ thống.

Đây không phải là tự động hóa. Kết quả nhận dạng chỉ hiện trên màn hình của nhân viên mà không chảy được vào hệ thống, nên đối tượng cần kiểm tra đã tăng thêm một. Để tự động hóa tài liệu thành lập, kết quả phải đến đích mà không phải qua tay người, và người chỉ nên xem các hồ sơ ngoại lệ.

Định nghĩa chính xác của tự động hóa tài liệu: khác gì với số hóa tài liệu

Ba trục khác biệt giữa số hóa và tự động hóa

Thứ nhất, đối tượng khác nhau. Số hóa nhắm đến việc chuyển tài liệu giấy thành tệp. Tự động hóa tài liệu nhắm đến chính công việc: đọc các tệp đó, lấy giá trị ra và nhập vào hệ thống.

Thứ hai, mục tiêu khác nhau. Mục tiêu của số hóa là lưu trữ và tra cứu. Mục tiêu của tự động hóa tài liệu là giảm thời gian làm việc của nhân viên. Dù quét tài liệu hoàn hảo, nếu việc nhập liệu vẫn còn thì thời gian sẽ không giảm.

Thứ ba, chỉ số đánh giá khác nhau. Số hóa đếm số tài liệu đã được chuyển đổi. Tự động hóa tài liệu xem thời gian xử lý trên mỗi hồ sơ và tỷ lệ hồ sơ hoàn tất không cần người can thiệp. Đã có trường hợp thực tế thời gian xử lý mỗi hồ sơ giảm xuống chỉ còn một phần nhỏ so với trước.

Hai việc này không thay thế nhau. Giấy chưa được số hóa thì không thể tự động hóa. Tuy vậy, hoàn tất số hóa không có nghĩa là đã tự động hóa.

Bốn điều kiện để tự động hóa thành lập

Bốn điều kiện thực sự làm giảm thời gian

Thứ nhất, kết quả phải chảy được vào hệ thống. Phải có đường dẫn để giá trị trích xuất được đăng ký vào hệ thống quản lý tài liệu và các hệ thống nghiệp vụ. Nếu không có đường dẫn này, nhân viên sẽ phải nhập lại.

Thứ hai, số hồ sơ người phải xem cần được thu hẹp. Nếu phải kiểm tra mọi hồ sơ, hiệu quả của tự động hóa chỉ dừng ở việc tiết kiệm thời gian nhận dạng. Cần có cấu trúc chỉ chuyển các hồ sơ có độ tin cậy thấp sang khâu kiểm tra.

Thứ ba, kiểm chứng phải chạy song song. Kiểm tra định dạng, tổng cộng và sự nhất quán giữa các tài liệu bằng quy tắc sẽ giảm số lỗi bị phát hiện muộn ở các khâu sau.

Thứ tư, phải ứng phó được với thay đổi biểu mẫu. Nếu mỗi biểu mẫu mới đều cần phát triển thì chi phí vận hành sẽ cứ chồng chất. Cấu trúc ứng phó bằng cách sửa định nghĩa mục sẽ tốt hơn.

Cách áp dụng tự động hóa tài liệu trong thực tế

Đo trước thời gian đang được dùng vào đâu

Điểm xuất phát của thiết kế là đo thực tế. Hãy tách và đo xem bao nhiêu phút dùng cho việc xem và phân loại tài liệu, bao nhiêu phút cho việc trích xuất giá trị và nhập liệu, bao nhiêu phút cho việc đối chiếu và kiểm tra lại.

Trong các trường hợp đo thực tế, khâu xem và phân loại, khâu trích xuất và nhập liệu, khâu đối chiếu và kiểm tra đều chiếm không ít thời gian. Khâu nào lớn nhất sẽ quyết định nên chạm vào đâu trước.

Cho một hồ sơ chạy suốt từ đầu đến cuối

Hoàn tất một nghiệp vụ từ tiếp nhận đến đăng ký nhanh hơn là thay đổi đồng thời nhiều nghiệp vụ. Khi một luồng đã chạy, việc chuyển cấu trúc đó sang nghiệp vụ khác sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Đồng thời, cũng phải xây dựng luồng ngoại lệ. Nếu hồ sơ ngoại lệ được chuyển cho nhân viên sửa, nhưng sau đó không quay lại luồng để đăng ký vào hệ thống, thì việc nhập tay vẫn còn.

Tự động hóa tài liệu trong bối cảnh Hàn Quốc

Tại Hàn Quốc, fax vẫn còn trong các kênh tiếp nhận và tệp Hangul word processor được dùng rộng rãi. Trước tiên hãy kiểm tra xem tài liệu cần tự động hóa có chứa các điều kiện này hay không.

Yêu cầu bảo mật cũng quyết định phạm vi. Trong lĩnh vực tài chính và khu vực công, tài liệu gốc thường không được đưa ra ngoài tổ chức, nên cài đặt nội bộ thường là điều kiện tiên quyết. Các yêu cầu kiểm toán như lưu lịch sử xử lý và quản lý quyền truy cập được bổ sung thêm trên đó.

Thiết kế để khối lượng kiểm tra không tăng

Nếu thiết kế chỉ dừng ở việc hiển thị kết quả nhận dạng trên màn hình thì gần như là thêm một bước kiểm tra chứ không phải tự động hóa. Nhân viên vẫn phải chuyển qua lại giữa hai màn hình để chép giá trị, và còn phải kiểm tra xem kết quả nhận dạng có đúng không.

Vì vậy, điều đầu tiên cần quyết định khi thiết kế là kết quả sẽ chảy về đâu. Tùy theo việc đưa vào hệ thống quản lý tài liệu, đưa thẳng vào các trường nhập của hệ thống xét duyệt, hay đi qua công cụ tự động hóa để vào hệ thống lõi, định dạng đầu ra cần thiết sẽ khác nhau.

Khi đánh giá hiệu quả, hãy nhìn vào các chỉ số vận hành thay vì tỷ lệ nhận dạng. Tiêu chuẩn là tỷ lệ hồ sơ được xử lý không cần người can thiệp và tỷ lệ công việc hoàn tất đến cuối. Nếu nhận dạng chính xác nhưng phía sau người vẫn nhập lại thì các chỉ số trước sẽ không tăng.