Giảm FTE là gì: Chỉ số thể hiện hiệu quả đầu tư tự động hóa, hướng dẫn đầy đủ

Giảm FTE là cách so sánh trước và sau khi tự động hóa bằng cách quy đổi số nhân sự cần thiết để xử lý cùng một khối lượng công việc thành số người làm việc toàn thời gian (FTE). Đây là con số thường được yêu cầu nhất khi giải thích hiệu quả đầu tư trong bước thẩm định phê duyệt.

Vì sao quy đổi ra nhân sự thay vì thời gian

Hồ sơ trình duyệt cần một đơn vị khác.

Khi tổng hợp kết quả tự động hóa, con số đầu tiên thường là thời gian: thời gian xử lý mỗi hồ sơ giảm còn một phần nhỏ, hoặc tổng giờ làm việc hằng tháng giảm mạnh. Tại hiện trường, những con số này truyền đạt tốt.

Nhưng khi đưa lên thẩm định đầu tư, câu hỏi sẽ khác. Câu hỏi trở thành tương đương bao nhiêu người. Thời gian được tính khác nhau giữa các phòng ban và khó so sánh với các dự án khác. Quy đổi sang số người làm việc toàn thời gian liên kết trực tiếp với chi phí nhân công và cho phép so sánh với các khoản đầu tư khác trên cùng một thước đo. FTE gần giống như việc chuyển kết quả sang một ngôn ngữ khác.

Định nghĩa chính xác của giảm FTE: khác gì với rút ngắn thời gian xử lý

Ba điểm khác nhau giữa rút ngắn thời gian và giảm FTE

Thứ nhất, đơn vị khác nhau. Rút ngắn thời gian xét thời gian theo hồ sơ hoặc theo tháng. Giảm FTE lấy thời gian đó chia cho số giờ làm việc hằng năm của một nhân viên toàn thời gian.

Thứ hai, phạm vi phản ánh khác nhau. Rút ngắn thời gian chỉ phản ánh thời gian làm việc. Giảm FTE chỉ chính xác khi phản ánh cả thời gian làm việc thực tế có thể sử dụng và biến động khối lượng. Không ai dành cả tám giờ mỗi ngày cho công việc tài liệu.

Thứ ba, nơi sử dụng khác nhau. Rút ngắn thời gian dùng khi giải thích cải tiến tại hiện trường. Giảm FTE dùng khi giải thích hiệu quả so với đầu tư. Trong thực tế, đã có trường hợp xác nhận được việc tiết giảm nhân sự nhờ nâng cao hiệu suất xử lý tài liệu.

Hai chỉ số không thay thế được cho nhau. Không đo thời gian thực tế thì cũng không thể quy đổi ra số người. Phải đo thời gian trước rồi mới quy đổi giá trị đó.

Năm tiêu chí để quy đổi đáng tin cậy

Năm tiêu chí dùng trong tính toán

Thứ nhất, đo thời gian thực tế trước khi triển khai. Nếu bắt đầu bằng ước tính, kết quả cũng sẽ chỉ là ước tính. Hãy tách việc kiểm tra và tiếp nhận tài liệu, phân loại, trích xuất và nhập liệu, đối chiếu và kiểm tra theo từng công đoạn rồi đo riêng từng công đoạn.

Thứ hai, cố định phạm vi công việc được tính. Đưa cả công việc không thuộc đối tượng tự động hóa vào tính toán sẽ cho ra giá trị bị thổi phồng.

Thứ ba, không trừ thời gian kiểm duyệt. Ngay cả sau khi tự động hóa, thời gian kiểm duyệt các trường hợp ngoại lệ vẫn còn. Chỉ khi tính cả thời gian này, mức giảm thực tế mới đúng.

Thứ tư, dùng thời gian làm việc thực tế có thể sử dụng. Phép chia phải phản ánh số ngày làm việc trong năm, ngày nghỉ phép và tỷ trọng công việc khác thì việc quy đổi ra số người mới chính xác.

Thứ năm, xem thêm biến động khối lượng. Với công việc dồn vào cuối tháng hoặc vào những thời điểm nhất định, chỉ nhìn giá trị trung bình sẽ không thấy được nhu cầu nhân sự thực tế.

Cách trình bày giảm FTE trong thực tế

Trình bày theo từng công đoạn

Chỉ đưa ra một tỷ lệ giảm tổng thể sẽ khiến người nghe nghi ngờ cơ sở tính. Trình bày mức giảm theo từng công đoạn sẽ thuyết phục hơn nhiều.

Trong một bản tổng hợp thực tế, phương pháp thường dùng là trình bày số giờ giảm được ở khâu tiếp nhận và phân loại hồ sơ, ở khâu trích xuất và nhập mục, ở khâu liên kết hệ thống, rồi cộng lại thành tổng. Tỷ lệ giảm khác nhau giữa các công đoạn là điều hoàn toàn tự nhiên.

Đồng thời trình bày cách sử dụng thời gian được giải phóng

Phải giải thích thời gian được giải phóng sẽ chuyển thành gì. Có khi mục đích là giảm nhân sự, nhưng thường hơn là cùng số người xử lý được nhiều khối lượng hơn, hoặc chuyển người sang công việc cần phán đoán.

Đặc biệt với công việc có thời hạn theo quy định pháp luật, việc rút ngắn thời gian xử lý tự nó đã là kết quả. Ví dụ, khi thời gian chi trả giảm từ 3 ngày làm việc xuống 1 ngày làm việc, giá trị này cần được giải thích riêng, tách biệt với việc giảm nhân sự.

Tính FTE trong môi trường trong nước

Ở các tổ chức trong nước, công việc tài liệu thường không tập trung vào một nhóm nghề cụ thể mà được chia nhỏ cho nhiều nhân viên. Trong trường hợp này, giải thích theo hướng thu hồi thời gian làm việc của từng người phù hợp với thực tế hơn là giảm số người.

Ở các cơ quan công quyền, biên chế không thể điều chỉnh tự do, nên trình bày việc tăng năng suất xử lý và rút ngắn thời gian chờ dễ được chấp nhận hơn là cắt giảm nhân sự. Hãy chọn cách diễn đạt khác nhau cho cùng một dữ liệu tùy theo tổ chức đang được giải thích.

Xác định trước các công đoạn đo lường

Giá trị của chỉ số nhân sự thay đổi rất nhiều tùy vào việc đếm những công đoạn nào. Để so sánh trước và sau khi triển khai, các công đoạn phải được đo theo cùng một cách.

Trong thực tế, chúng tôi đo riêng việc tiếp nhận và phân loại, việc kiểm tra và nhập giá trị, việc đối chiếu và kiểm tra chéo. Trong nghiệp vụ thẩm định hồ sơ của một công ty thẻ tín dụng, thời gian được chia cho việc kiểm tra và phân loại tài liệu, trích xuất và nhập thông tin, đối chiếu và xác minh tài liệu. Trong thẩm định trợ cấp hưu trí, gánh nặng ở cùng các công đoạn này lớn hơn.

Chia công đoạn như vậy giúp xác nhận sau tự động hóa công đoạn nào thực sự giảm. Chỉ so sánh tổng thời gian thì không biết cần tập trung cải thiện ở đâu.