IDP là gì: Hệ thống gộp xử lý tài liệu thành một luồng liên tục, hướng dẫn đầy đủ

IDP (Intelligent Document Processing) là hệ thống xử lý tài liệu thông minh được thiết kế để gộp liền mạch các bước từ tiếp nhận tài liệu, phân loại biểu mẫu, nhận dạng, trích xuất mục, kiểm định đến liên kết hệ thống thành một luồng không đứt đoạn.

Vì sao cần IDP

Chỉ gắn thêm các chức năng sẽ không làm giảm khối lượng xử lý.

Khi đưa tự động hóa tài liệu vào sử dụng, một cách làm thường gặp là: mua một công cụ nhận dạng, mua một công cụ tự động hóa, và làm riêng một màn hình kiểm duyệt. Mỗi công cụ đều làm tốt phần việc của mình. Nhưng thời gian làm việc của cán bộ lại không giảm như kỳ vọng.

Nguyên nhân nằm ở khoảng trống giữa các công cụ. Cán bộ tải kết quả nhận dạng về để kiểm tra, định dạng lại rồi tải lên lần nữa, và gom các hồ sơ thất bại để xử lý lại riêng. Mỗi bước đều tự động, nhưng việc nối các bước lại vẫn do con người làm. IDP là cách nhìn nhằm xóa bỏ các khoảng trống này. Câu hỏi không phải là từng chức năng làm tốt đến đâu, mà là công việc có chảy liền mạch từ lúc tiếp nhận đến lúc đăng ký hay không.

Định nghĩa chính xác của IDP: khác gì với việc kết hợp các chức năng riêng lẻ

Ba điểm khác nhau giữa tổ hợp chức năng và IDP

Thứ nhất, đơn vị thiết kế khác nhau. Tổ hợp chức năng coi công cụ là đơn vị. IDP coi quy trình nghiệp vụ là đơn vị. Trước hết vẽ ra tài liệu đi vào từ đâu, qua những trạng thái nào và được đăng ký ở đâu, rồi mới bố trí chức năng trên bản đồ đó.

Thứ hai, mục tiêu khác nhau. Mục tiêu của tổ hợp chức năng là nâng hiệu năng của từng công đoạn. Mục tiêu của IDP là giữ cho luồng xử lý không bị đứt. Hồ sơ thất bại đi đâu và ngoại lệ chuyển cho ai đều là một phần của thiết kế.

Thứ ba, chỉ số đánh giá khác nhau. Tổ hợp chức năng xem độ chính xác theo từng công đoạn. IDP xem tỷ lệ hồ sơ hoàn thành mà không cần con người can thiệp so với khối lượng tiếp nhận, và tổng thời gian xử lý trên mỗi hồ sơ. Nếu độ chính xác ở từng công đoạn cao nhưng các công đoạn không nối được với nhau, các chỉ số này sẽ không cải thiện.

Hai cách tiếp cận không đối lập nhau. Nếu hiệu năng của từng chức năng thấp thì dù nối tốt đến đâu, luồng cũng không chảy. Tuy nhiên, nếu phải chọn thứ tự, nên vẽ luồng trước rồi mới lấp đầy bằng các chức năng.

Năm công đoạn cấu thành IDP

Năm công đoạn tạo nên luồng

Thứ nhất, tiếp nhận. Tùy theo đường tiếp nhận như fax điện tử, quét tại chi nhánh, tải lên từ điện thoại hay email, trạng thái của tệp khác nhau, nên yếu tố này được đưa vào thiết kế ngay từ đầu.

Thứ hai, phân loại và tách tài liệu. Khi nhiều giấy tờ được gửi vào trong cùng một tệp, chúng được tách thành từng tài liệu và nhận diện biểu mẫu của mỗi tài liệu.

Thứ ba, nhận dạng và trích xuất. Các giá trị được lấy ra theo định nghĩa mục phù hợp với biểu mẫu.

Thứ tư, kiểm định. Định dạng, quan hệ giữa các giá trị và sự khớp giữa các tài liệu được kiểm tra bằng quy tắc, và các hồ sơ vướng quy tắc được tách ra thành ngoại lệ.

Thứ năm, liên kết. Dữ liệu đã qua kiểm định được đăng ký vào hệ thống quản lý tài liệu và các hệ thống nghiệp vụ, đồng thời lưu lại lịch sử xử lý.

Cách triển khai IDP trong thực tế

Vẽ sơ đồ luồng trước

Sản phẩm đầu tiên không phải là bản đặc tả kỹ thuật mà là sơ đồ luồng xử lý. Hãy vẽ đường đi của tài liệu khi vào hệ thống, đầu vào và đầu ra của từng công đoạn, nơi tài liệu đi đến khi thất bại, và các điểm con người can thiệp.

Có sơ đồ này, bạn sẽ thấy được công đoạn nào là điểm nghẽn. Trong các trường hợp thực tế, điểm nghẽn thường nằm ở việc phân loại và tách biểu mẫu hơn là ở nhận dạng. Nếu chọn công cụ mà không có sơ đồ luồng, bạn sẽ bỏ sót điểm nghẽn này.

Thiết kế đường ngoại lệ tương đương đường chính

Nếu chỉ thiết kế đường xử lý bình thường và thêm ngoại lệ sau, vận hành sẽ gặp vấn đề. Ngay từ đầu phải xác định các hồ sơ ngoại lệ được tích tụ ở đâu, ai xem và xử lý, và sau đó quay về đâu.

Đường quay lại đặc biệt quan trọng. Nếu giá trị do cán bộ sửa không được đưa trở lại luồng và đăng ký vào hệ thống, cuối cùng vẫn phải nhập thủ công.

IDP trong môi trường trong nước

Trong lĩnh vực tài chính và khu vực công trong nước, toàn bộ luồng thường phải được hoàn thành trong mạng nội bộ. Nếu bất kỳ công đoạn nào cần gọi ra bên ngoài, cấu hình đó sẽ không được chấp nhận.

Lịch sử xử lý cũng là một yêu cầu. Phải có bản ghi cho biết hồ sơ nào được xử lý ở công đoạn nào, bằng cách nào, và ai đã sửa gì, thì mới đáp ứng được kiểm toán. Ngoài ra còn có việc xử lý tài liệu HWP (trình soạn thảo chữ Hàn) và bản fax tiếp nhận.

Thiết kế theo luồng, không theo chức năng

Có đủ các chức năng riêng lẻ và việc giảm được công việc là hai vấn đề khác nhau. Dù nhận dạng, trích xuất và kiểm định đều chạy tốt, nếu con người vẫn đang nối các khoảng giữa chúng thì thời gian xử lý sẽ không giảm nhiều.

Vì vậy, đơn vị thiết kế là quy trình nghiệp vụ chứ không phải chức năng. Trước hết vẽ đường đi của một hồ sơ từ lúc tiếp nhận đến khi đăng ký vào hệ thống, rồi mới bố trí các chức năng cần thiết dọc theo đường đó. Khi đã xác định trước những điểm con người phải can thiệp, phần còn lại có thể chảy tự động.

Đánh giá cũng thực hiện theo luồng. Thay vì xem độ chính xác riêng của từng chức năng, hãy xem tỷ lệ hồ sơ hoàn thành mà không cần tay người, và tỷ lệ hoàn thành đến bước đăng ký vào hệ thống.