AI Worker là gì: AI đọc tài liệu và thực hiện cả công việc

AI Worker là AI bắt đầu từ tài liệu và dữ liệu được tiếp nhận, đọc và cấu trúc hóa chúng, phán đoán theo quy tắc nghiệp vụ, rồi tự thực hiện đến bước đăng ký kết quả vào hệ thống nghiệp vụ hiện có. Mục tiêu của nó là thay thế đúng đơn vị công việc mà con người từng làm.

Vì sao AI Worker ra đời

Đã đưa tự động hóa vào, nhưng con người vẫn còn nguyên.

Nhiều tổ chức đưa công cụ nhận dạng tài liệu vào thường gặp một tình trạng: nhận dạng thì tốt, nhưng khối lượng việc của nhân viên không giảm. Khi truy nguyên nguyên nhân, thấy rằng tự động hóa dừng ở việc đọc tài liệu.

Khi xem kỹ công việc thẩm định thực tế, việc đọc tài liệu chỉ là một phần của toàn bộ. Nhân viên kiểm tra xem đã đủ hồ sơ cần thiết chưa, tìm giá trị rồi chép vào hệ thống, đối chiếu thông tin giữa các tài liệu cho khớp, và dựa trên điều kiện để phê duyệt hoặc yêu cầu bổ sung. Một hồ sơ mất nhiều thời gian không phải vì đọc khó, mà vì con người đang nối tất cả các bước này lại với nhau. AI Worker nhắm vào toàn bộ chuỗi đó.

Định nghĩa chính xác về AI Worker: khác gì AI tạo sinh

Ba trục khác biệt giữa AI tạo sinh và AI Worker

Thứ nhất, đối tượng khác nhau. AI tạo sinh nhắm vào câu hỏi và ngữ cảnh hội thoại mà người dùng nhập vào. AI Worker nhắm vào tài liệu đi vào hệ thống nghiệp vụ và toàn bộ hồ sơ mà tài liệu đó thuộc về. Xử lý bắt đầu ngay khi tài liệu được tiếp nhận, không cần ai bấm nút bắt đầu.

Thứ hai, mục tiêu khác nhau. Mục tiêu của AI tạo sinh là tạo ra câu trả lời tốt. Mục tiêu của AI Worker là hoàn thành công việc. Nó không dừng ở việc hiển thị kết quả trên màn hình, mà chịu trách nhiệm đến việc kiểm chứng các giá trị đã trích xuất và đăng ký vào hệ thống.

Thứ ba, chỉ số đánh giá khác nhau. AI tạo sinh được đánh giá bằng chất lượng câu trả lời. AI Worker được đánh giá bằng tỷ lệ hồ sơ được xử lý đến cuối mà không cần con người can thiệp, thời gian xử lý mỗi hồ sơ và tỷ trọng hồ sơ được chuyển sang kiểm tra. Trong các trường hợp thực tế, thời gian xử lý mỗi hồ sơ đã giảm mạnh, và việc kiểm tra lại toàn bộ đã chuyển thành việc chỉ xem lại các hồ sơ ngoại lệ.

Hai cách tiếp cận không thay thế nhau. Khả năng hiểu tài liệu và tạo ra câu trả lời cũng nằm bên trong AI Worker. Điểm khác là khả năng đó được dùng cho hội thoại hay cho luồng công việc.

Năm giai đoạn xử lý của AI Worker

Năm giai đoạn để AI Worker hoàn thành công việc

Thứ nhất, đọc. Các tệp tiếp nhận được mở ra và nhận dạng văn bản, bảng và hình vẽ trong đó. Bản fax, bản chụp và tài liệu soạn thảo văn bản thường được gửi lẫn vào nhau, nên hệ thống không được phụ thuộc vào định dạng hay tình trạng của tệp.

Thứ hai, cấu trúc hóa. Nội dung đã đọc được sắp xếp thành các cặp hạng mục và giá trị mà nghiệp vụ cần. Nếu không có bước này, các phán đoán tiếp theo không thể thực hiện được.

Thứ ba, phân loại và chuyển luồng. Xác định mỗi phần thuộc biểu mẫu nào và gửi đến luồng xử lý phù hợp. Trong công việc mà nhiều tài liệu được gửi trong một tệp, bước này trở thành nút thắt.

Thứ tư, kiểm chứng. Kiểm tra định dạng, quan hệ và sự khớp nhau giữa các tài liệu theo quy tắc. Các hồ sơ không qua được bước này được tách thành ngoại lệ và chuyển cho con người.

Thứ năm, thực thi. Dữ liệu đã qua kiểm chứng được đăng ký vào hệ thống nghiệp vụ, và kết quả xử lý được ghi lại. Nếu thiếu bước này, nhân viên sẽ phải nhập lại kết quả.

Cách áp dụng AI Worker trong thực tế

Cắt phạm vi theo đơn vị nghiệp vụ

Thiết kế áp dụng bắt đầu từ công việc, không phải từ tài liệu. Trước hết hãy xác định công việc nào sẽ được giao trọn từ đầu đến cuối, thay vì biểu mẫu nào sẽ được xử lý.

Lấy một nghiệp vụ có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng, như thẩm định cửa hàng, xét duyệt chi trả hoặc tiếp nhận hỗ trợ thiệt hại, làm một đơn vị sẽ giúp đo được kết quả và làm rõ tiêu chí xử lý ngoại lệ. Ngược lại, nếu cắt phạm vi theo loại tài liệu, công việc vẫn được xử lý nhưng nghiệp vụ không bao giờ hoàn tất.

Đưa tích hợp hệ thống vào thiết kế

Cần quyết định sớm dữ liệu đã trích xuất sẽ đi đến đâu. Việc nạp vào hệ thống quản lý tài liệu, nhập trực tiếp vào hệ thống thẩm định, hay gửi qua công cụ tự động hóa đến hệ thống nghiệp vụ lõi sẽ quyết định định dạng đầu ra cần thiết.

Trong một cấu hình thường gặp, dữ liệu được tích lũy trong hệ thống quản lý tài liệu rồi được đăng ký vào hệ thống lõi thông qua công cụ tự động hóa. Nếu không có kết nối này, lợi ích của tự động hóa sẽ dừng ở giữa chừng.

AI Worker trong môi trường trong nước

Trong tài chính và khu vực công trong nước, tài liệu gốc thường không được đưa ra ngoài tổ chức. Theo quy định phân tách mạng, việc gọi API bên ngoài bị hạn chế, nên rào cản đầu tiên là xem có cấu hình nào có thể cài đặt nội bộ hay không.

Tài liệu cũng có đặc thù riêng. Tài liệu soạn thảo HWP, biểu mẫu cơ quan nhà nước và bản fax tiếp nhận là đối tượng xử lý thực tế, và chúng đi kèm con dấu và chữ viết tay. Ngoài ra còn có các yêu cầu kiểm toán như kiểm soát truy cập, lưu trữ lịch sử xử lý và tách biệt môi trường vận hành với môi trường kiểm tra.

Đo lường bằng việc công việc đã hoàn tất hay chưa

Điểm phân biệt giữa AI chỉ đọc và AI thực hiện công việc nằm ở chỗ nó dừng lại ở đâu. Nếu chỉ hiển thị giá trị trên màn hình rồi kết thúc, nhân viên vẫn phải chép giá trị đó sang, nên công việc chưa hoàn tất.

Vì vậy, tiêu chí đánh giá cũng thay đổi. Thay vì độ chính xác nhận dạng, các chỉ số là tỷ lệ xử lý không cần con người can thiệp và tỷ lệ công việc đạt đến bước đăng ký vào hệ thống. Nếu chỉ số trước cao nhưng chỉ số sau thấp, nghĩa là phán đoán đã được tự động hóa nhưng quy trình bị đứt ở giai đoạn tích hợp.

Đối tượng tích hợp khác nhau tùy tổ chức. Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) và công cụ tự động hóa là những đối tượng thường gặp. Trong tài chính và khu vực công, cần cấu hình lưu kết quả phê duyệt cùng với căn cứ phán đoán và lịch sử xử lý.