RPA là gì: Hướng dẫn đầy đủ về công cụ tự động hóa nghiệp vụ đi cùng AI tài liệu

RPA (Robotic Process Automation) là công cụ tự động hóa, trong đó phần mềm làm theo các thao tác trên màn hình và các bước nhập liệu mà con người từng lặp lại, rồi thực hiện chúng theo đúng quy tắc đã định.

Vì sao RPA dừng lại trước khâu tài liệu

RPA chỉ mạnh ở nơi quy tắc đã cố định.

RPA hoạt động ổn định khi đã rõ phải nhấp vào vị trí nào trên màn hình và nhập gì vào ô nào. Với công việc có quy trình cố định, chẳng hạn chuyển dữ liệu giữa các hệ thống hay lập báo cáo định kỳ, RPA rất hiệu quả.

Vấn đề nằm ở khâu trước đó. Tài liệu tiếp nhận thuộc mẫu nào, và giá trị cần thiết được ghi ở đâu, không được cố định bằng quy tắc. Cùng một đơn đăng ký nhưng bố cục có thể khác nhau tùy chi nhánh và năm, còn bản fax thì bị nghiêng khi đến tay. Để xử lý khâu này bằng RPA, phải viết quy tắc cho từng mẫu và sửa lại mỗi khi mẫu thay đổi. Vì vậy, trong thực tế, khâu đọc tài liệu và khâu nhập dữ liệu vào hệ thống thường được triển khai tách riêng.

Định nghĩa chính xác của RPA: khác gì AI tài liệu

Ba tiêu chí khác nhau giữa AI tài liệu và RPA

Thứ nhất, đối tượng xử lý khác nhau. AI tài liệu xử lý nội dung của tài liệu. RPA xử lý thao tác trên màn hình và trong hệ thống. Một bên xử lý những gì được viết ra, bên kia xử lý nên nhấp vào đâu.

Thứ hai, cách ứng phó với thay đổi khác nhau. AI tài liệu tìm giá trị dựa trên tên mục và ngữ cảnh, kể cả khi bố cục thay đổi. RPA phải sửa lại quy tắc khi cấu trúc màn hình thay đổi. Đổi lại, ở những khâu có quy tắc cố định, RPA nhanh hơn và dự đoán được kết quả hơn.

Thứ ba, chỉ số đánh giá khác nhau. AI tài liệu được đo bằng độ chính xác nhận dạng và độ chính xác trích xuất mục. RPA được đo bằng số lượng hồ sơ xử lý, tỷ lệ lỗi và chi phí duy trì quy tắc.

Hai công cụ này không thay thế lẫn nhau. Cách bố trí phổ biến nhất trong thực tế là AI tài liệu trích xuất giá trị từ tài liệu, còn RPA nhập các giá trị đó vào những màn hình đã cố định.

Bốn tiêu chí để phân chia việc giữa hai công cụ

Bốn tiêu chí quyết định cách bố trí

Thứ nhất, xem hình thức đầu vào. Nếu đầu vào là tệp hoặc hình ảnh thì thuộc phạm vi AI tài liệu. Nếu đầu vào đã là dữ liệu có cấu trúc thì thuộc phạm vi RPA.

Thứ hai, xem mức độ biến động. Hãy đếm xem trong một năm qua mẫu biểu hoặc màn hình đã thay đổi bao nhiêu lần. Đặt một công cụ dựa trên quy tắc vào khâu thay đổi thường xuyên sẽ làm chi phí duy trì tăng mãi.

Thứ ba, xem có cần phán đoán hay không. Nếu cần xử lý khác nhau tùy điều kiện, hãy kiểm tra xem căn cứ cho phán đoán đó nằm trong tài liệu hay trong hệ thống.

Thứ tư, xem cách xử lý khi thất bại. RPA dừng lại khi gặp một màn hình ngoài dự kiến. AI tài liệu tách hồ sơ thành ngoại lệ khi độ tin cậy thấp. Cần xác định cách nào phù hợp với nghiệp vụ đó.

Cách dùng RPA cùng AI tài liệu

Quyết định dữ liệu sẽ được truyền qua ranh giới

Trước khi kết nối hai công cụ, cần định sẵn dữ liệu nào sẽ được truyền giữa chúng. Việc chỉ truyền các cặp mục và giá trị, hay truyền thêm vị trí trong tài liệu gốc và độ tin cậy, sẽ quyết định cách khâu phía sau xử lý.

Nếu truyền kèm độ tin cậy, RPA có thể tự động lọc các hồ sơ có độ tin cậy thấp và chuyển sang hàng đợi kiểm tra. Nếu không thiết kế như vậy, các giá trị trích xuất sai sẽ được đăng ký vào hệ thống nguyên trạng.

Thống nhất cách xử lý lỗi ở cả hai phía

Nếu các hồ sơ bị tách thành ngoại lệ ở khâu đầu và các hồ sơ nhập thất bại ở khâu sau được lưu ở hai nơi khác nhau, người phụ trách sẽ phải xem hai danh sách. Tốt hơn là gom chúng vào một hàng đợi ngoại lệ duy nhất và ghi rõ hồ sơ bị giữ lại ở bước nào, vì lý do gì.

Kết nối RPA trong môi trường tại Hàn Quốc

Trong thực tế của các tổ chức tài chính và khu vực công Hàn Quốc, một luồng phổ biến là dữ liệu trích xuất được nạp vào hệ thống quản lý tài liệu, sau đó đi qua RPA và cuối cùng được đăng ký vào hệ thống lõi. Nếu thiếu bất kỳ mắt xích nào trong chuỗi này, nhân viên vẫn phải nhập liệu thủ công.

Theo quy định tách mạng, cả hai công cụ đều phải chạy trong mạng nội bộ. Một cấu hình chỉ cài AI tài liệu trong nội bộ nhưng để khâu kết nối đi qua mạng bên ngoài thì không thể đưa vào sử dụng.

Tách khâu đầu và khâu sau khi bố trí

Công cụ tự động hóa mạnh ở việc lặp lại các màn hình và quy trình đã cố định. Ngược lại, nó yếu ở những khâu chưa xác định được cần nhập gì. Vì vậy, trong nghiệp vụ tài liệu, người ta thường kết hợp bằng cách chia công việc thành các khâu riêng.

Khâu đầu là nơi đọc và phán đoán tài liệu. Ở đây xác định loại mẫu, trích xuất các giá trị cần thiết và đối chiếu giá trị giữa các tài liệu. Khâu này phải chịu được sự khác biệt về mẫu. Khâu sau là nơi nhập các giá trị đã được quyết định vào những màn hình cố định. Vì quy trình đã cố định, công cụ tự động hóa xử lý ở đây rất ổn định.

Tách hai khâu cho phép bảo trì từng khâu riêng. Khi thêm một mẫu tài liệu, chỉ cần sửa lược đồ ở khâu đầu. Khi màn hình hệ thống thay đổi, chỉ cần sửa hành vi ở khâu sau. Nếu gộp chung thì mọi thay đổi đều đòi hỏi kiểm chứng lại toàn bộ.