EDMS là gì: Hệ thống quản lý tài liệu nơi dữ liệu trích xuất được đưa về, tổng quan đầy đủ

EDMS (Electronic Document Management System, hệ thống quản lý tài liệu điện tử) là hệ thống giữ tập trung bản gốc tài liệu, thông tin thuộc tính và lịch sử xử lý của một tổ chức, đồng thời quản lý để tài liệu có thể được tìm kiếm và xem theo phân quyền.

Vì sao EDMS quan trọng trong tự động hóa tài liệu

Dữ liệu trích xuất cũng cần có nơi đến.

Các cuộc thảo luận về tự động hóa tài liệu thường tập trung vào nhận dạng và trích xuất. Nhưng trên thực tế, luồng thường bị đứt ở câu hỏi nên đặt giá trị trích xuất được vào đâu.

Nếu chỉ gửi giá trị vào hệ thống nghiệp vụ và quản lý bản gốc riêng, sau này sẽ không thể xác minh căn cứ. Ngược lại, nếu chỉ lưu bản gốc mà giá trị không chảy đi đâu, nhân viên sẽ phải nhập lại bằng tay. Đây là lý do trong các cấu hình vận hành thực tế, luồng phổ biến là dữ liệu trích xuất được nạp vào EDMS rồi qua công cụ tự động hóa đăng ký vào hệ thống nghiệp vụ lõi. Bản gốc, giá trị và lịch sử phải được liên kết tại một nơi thì công việc mới tiếp tục được.

Định nghĩa chính xác của EDMS: khác gì với máy chủ tệp

Ba trục khác biệt giữa máy chủ tệp và EDMS

Thứ nhất, đơn vị quản lý khác nhau. Máy chủ tệp quản lý tệp và thư mục. EDMS quản lý tài liệu. Nhiều phiên bản của cùng một tài liệu, thông tin thuộc tính và việc ai đã xem hoặc sửa vào lúc nào đều gắn liền với tài liệu.

Thứ hai, mục tiêu khác nhau. Mục tiêu của máy chủ tệp là lưu trữ và chia sẻ. Mục tiêu của EDMS là lưu trữ có kiểm soát và khả năng truy vết. Hạn chế truy cập theo phân quyền và lưu lịch sử xử lý nằm trong các chức năng cơ bản.

Thứ ba, cách tìm kiếm khác nhau. Máy chủ tệp tìm theo tên và đường dẫn. EDMS tìm theo thông tin thuộc tính. Khi các mục trích xuất bằng tự động hóa tài liệu được lưu làm thuộc tính, có thể tìm trực tiếp bản gốc bằng số hợp đồng hoặc số đăng ký kinh doanh.

Hai hệ thống không đối lập nhau. Tuy vậy, trong các nghiệp vụ cần đáp ứng kiểm toán và truy vết lịch sử, chỉ riêng máy chủ tệp thì khó đáp ứng yêu cầu.

Bốn điều kiện để kết nối AI tài liệu với EDMS

Bốn điều kiện cho việc kết nối thực tế

Thứ nhất, xác định trước các mục thuộc tính. Cần quyết định trong các giá trị trích xuất được, giá trị nào sẽ đưa vào EDMS làm thuộc tính. Danh sách này sau đó sẽ trở thành điều kiện để tìm kiếm.

Thứ hai, nạp bản gốc và kết quả cùng lúc. Gắn tệp gốc, kết quả trích xuất và vị trí gốc của từng giá trị vào cùng một tài liệu sẽ giúp việc kiểm tra và đáp ứng kiểm toán dễ dàng hơn.

Thứ ba, lưu lịch sử xử lý. Phải ghi lại giá trị được xử lý tự động hay do người sửa, và nếu có sửa thì đã sửa gì và sửa thế nào.

Thứ tư, đồng bộ hệ thống phân quyền. Phạm vi xem thường khác nhau tùy loại tài liệu, nên cùng một tiêu chuẩn phải được áp dụng cho các tài liệu được nạp tự động.

Cách áp dụng kết nối EDMS trong thực tế

Quyết định thời điểm nạp

Cần quyết định nạp giá trị ngay sau khi trích xuất hay chỉ sau khi đã vượt qua kiểm chứng. Nạp cả giá trị chưa kiểm chứng sẽ làm lẫn với giá trị được sửa sau đó, còn chỉ nạp sau kiểm chứng thì bản gốc của hồ sơ ngoại lệ sẽ không còn nằm ở đâu trong hệ thống.

Trong thực tế, cách an toàn hơn là nạp bản gốc và kết quả trích xuất ban đầu trước, sau đó bổ sung kết quả kiểm chứng và sửa đổi như lịch sử.

Thiết kế điều kiện tìm kiếm theo nhu cầu nghiệp vụ

Hãy nghĩ đến tình huống thực tế mà nhân viên tìm lại tài liệu. Tùy theo việc họ tìm theo tên người nộp đơn, ngày tiếp nhận hay số tài khoản mà các mục cần lưu làm thuộc tính sẽ khác nhau.

Kết nối EDMS trong bối cảnh Hàn Quốc

Trong tài chính và khu vực công trong nước, thời hạn lưu giữ tài liệu và quyền xem thường được quy định bằng văn bản quy định. Tài liệu được nạp qua tự động hóa cũng chịu cùng các quy định đó, nên chính sách lưu giữ và thủ tục tiêu hủy phải được đưa vào thiết kế kết nối.

Với tài liệu chứa thông tin cá nhân, cũng cần quyết định thời điểm ẩn danh hóa. Cấu hình thường gặp là giữ bản gốc trong khu vực được kiểm soát và dùng bản sao đã ẩn danh làm đối tượng tìm kiếm.

Thiết kế EDMS như điểm đi qua của kết quả trích xuất

Trong tự động hóa tài liệu, EDMS không phải là kho lưu trữ mà là điểm đi qua. Dữ liệu đã được nhận dạng và trích xuất phải được nạp vào đây thì công việc mới tiếp tục được sang các công cụ tự động hóa và hệ thống nghiệp vụ lõi.

Trong một luồng vận hành điển hình, kết quả của các khâu tiếp nhận, tách, phân loại, trích xuất mục, hậu xử lý và kiểm chứng được nạp vào EDMS, rồi đăng ký vào hệ thống nghiệp vụ lõi qua công cụ tự động hóa. Nếu kết nối này không được thiết kế, nhân viên sẽ đọc kết quả trên màn hình và nhập lại, khiến phần lớn lợi ích tiết kiệm biến mất.

Khi nạp, nên giữ cùng nhau tệp gốc, dữ liệu trích xuất và lịch sử xử lý. Trong tài chính và khu vực công, căn cứ tạo ra giá trị, cùng việc ai đã phê duyệt và vào lúc nào, sẽ trở thành tư liệu phục vụ kiểm toán.