STP là gì: Tỷ lệ xử lý trực tiếp phản ánh hiệu quả tiết kiệm thực tế, hướng dẫn đầy đủ

STP (Straight-Through Processing, tỷ lệ xử lý trực tiếp) là tỷ lệ giữa toàn bộ hồ sơ đã tiếp nhận mà con người không chạm vào lần nào và được xử lý đến cuối. Đây là chỉ số trực tiếp nhất cho thấy tự động hóa có thực sự giảm bớt khối lượng công việc hay không.

Vì sao phải xem tỷ lệ xử lý trực tiếp thay vì độ chính xác

Độ chính xác tăng nhưng nhân lực vẫn có thể không đổi.

Con số thường được nhắc đến khi cân nhắc việc đưa vào sử dụng là độ chính xác nhận dạng. Nhưng giữa con số độ chính xác 98% và thời gian nhân viên bỏ ra cho công việc có một khoảng cách lớn hơn người ta tưởng.

Nếu không biết 2% còn lại nằm ở đâu, nhân viên phải kiểm tra 100%. Trong tình huống đó, dù độ chính xác tăng lên 99%, công việc kiểm tra vẫn y như cũ. Ngược lại, nếu có thể chọn chính xác những hồ sơ có khả năng sai, thì dù độ chính xác là 95%, nhân viên chỉ cần xem 5% đó. Trong một trường hợp thực tế, việc thay thế kiểm tra toàn bộ bằng xem xét các hồ sơ ngoại lệ đã giảm mạnh gánh nặng kiểm tra. Con số giải thích hiệu quả giảm nhân lực là tỷ lệ xử lý trực tiếp, không phải độ chính xác.

Định nghĩa chính xác của STP: khác gì độ chính xác nhận dạng

Ba tiêu chí phân biệt độ chính xác nhận dạng và STP

Thứ nhất, đơn vị đếm khác nhau. Độ chính xác nhận dạng đếm ký tự hoặc mục. STP đếm từng hồ sơ nghiệp vụ. Nếu một hồ sơ có hai mươi mục và một mục sai, độ chính xác theo mục là 95%, nhưng hồ sơ đó đã thất bại trong xử lý trực tiếp.

Thứ hai, phạm vi phản ánh khác nhau. Độ chính xác nhận dạng chỉ phản ánh hiệu năng của mô hình. STP còn phản ánh cả quy tắc kiểm chứng, thiết lập ngưỡng chuẩn và thiết kế xử lý ngoại lệ. Ngay cả với cùng một mô hình, STP có thể khác nhau rất nhiều tùy cách vận hành.

Thứ ba, mục đích sử dụng khác nhau. Độ chính xác nhận dạng dùng để so sánh sản phẩm. STP dùng để giải thích hiệu quả của khoản đầu tư. Khi cần giải thích mức tiết kiệm với ban lãnh đạo, con số cần dùng là loại thứ hai.

Hai chỉ số này không thay thế lẫn nhau. Nếu độ chính xác nhận dạng thấp thì STP cũng không thể tăng. Tuy nhiên, độ chính xác nhận dạng cao không tự động kéo STP đi theo.

Bốn tiêu chí để đo STP chính xác

Bốn tiêu chí dùng khi đo

Thứ nhất, xác định mẫu số. Mẫu số là toàn bộ hồ sơ đã tiếp nhận hay chỉ là các mẫu đã chọn để tự động hóa, và việc này làm thay đổi giá trị rất nhiều. Nếu loại bỏ các tài liệu ngoài phạm vi khi tính toán, kết quả sẽ cao hơn thực tế.

Thứ hai, quyết định phạm vi can thiệp của con người. Cần xác định chỉ việc sửa giá trị mới được tính là can thiệp, hay cả việc mở màn hình chỉ để kiểm tra cũng được tính. Chỉ kiểm tra thôi cũng tốn thời gian.

Thứ ba, quyết định cách đếm hồ sơ xử lý lại. Một hồ sơ rơi vào ngoại lệ, được sửa rồi quay lại luồng xử lý, nên tính là thành công hay thất bại sẽ làm giá trị khác đi.

Thứ tư, cố định khoảng thời gian đo. Đo theo tháng, và nếu có những tài liệu tập trung vào một thời điểm nhất định thì hãy ghi lại ảnh hưởng của chúng.

Cách thực tế để nâng STP

Phân loại nguyên nhân thất bại

Khi STP thấp, nguyên nhân thường gom lại thành vài nhóm. Thất bại lặp lại ở một mẫu cụ thể, độ tin cậy thấp ở một số mục nhất định, hoặc quy tắc kiểm chứng quá nghiêm ngặt.

Gom các hồ sơ thất bại theo loại sẽ cho thấy cần chỉnh ở đâu. Nếu là vấn đề mẫu biểu thì chỉnh định nghĩa mục, nếu là vấn đề mục thì chỉnh tiêu chí trích xuất, nếu là vấn đề quy tắc thì chỉnh ngưỡng chuẩn.

Điều chỉnh đồng thời quy tắc kiểm chứng và ngưỡng chuẩn

Kiểm chứng càng chặt thì lỗi càng ít, nhưng ngoại lệ tăng lên và STP giảm xuống. Ngược lại, nới lỏng thì STP tăng nhưng các giá trị sai sẽ lọt qua.

Hai giá trị này phải được điều chỉnh cùng lúc, nhìn vào cả hai. Cách an toàn là nới lỏng những quy tắc mà lịch sử kiểm tra cho thấy không gây vấn đề thực tế, và bổ sung quy tắc tại những điểm từng xảy ra lỗi.

STP trong môi trường tại Hàn Quốc

Nghiệp vụ tài chính và khu vực công Hàn Quốc gắn với thời hạn theo luật và yêu cầu kiểm toán, nên có những khâu không thể đẩy STP lên quá mức. Với các nghiệp vụ mà lỗi gây ảnh hưởng lớn, như thẩm định chi trả hay tiếp nhận sự cố, một ngưỡng chuẩn thận trọng là hợp lý.

Đồng thời, hãy quản lý cả tốc độ xử lý các hồ sơ ngoại lệ. Dù STP giống nhau, tổng thời gian xử lý vẫn khác nhau tùy vào tốc độ xử lý hồ sơ ngoại lệ. Trong một trường hợp thực tế, thời gian chi trả đã giảm đáng kể.

Xem tách biệt với tỷ lệ hoàn thành nghiệp vụ

Có trường hợp tỷ lệ không can thiệp cao nhưng khối lượng công việc của nhân viên không giảm. Điều này xảy ra vì hồ sơ đã được quyết định mà không cần tay người, nhưng kết quả chưa được đăng ký vào hệ thống nghiệp vụ.

Vì vậy, hãy xem hai chỉ số riêng biệt. Tỷ lệ không can thiệp cho biết có người tham gia đến giai đoạn ra quyết định hay không. Tỷ lệ hoàn thành nghiệp vụ cho biết hồ sơ đã được hoàn tất đến khi đăng ký vào hệ thống hay chưa. Nếu khoảng cách giữa hai giá trị lớn, nghĩa là mắt xích kết nối đang bị đứt, nên cần sửa phần tích hợp thay vì phần nhận dạng.

Hướng cải tiến cũng xuất phát từ sự phân biệt này. Nếu tỷ lệ không can thiệp thấp, nghĩa là nhiều hồ sơ bị chuyển sang ngoại lệ, nên xem tiêu chí nhận dạng và kiểm chứng. Nếu tỷ lệ không can thiệp cao nhưng tỷ lệ hoàn thành nghiệp vụ thấp, nên xem tích hợp hệ thống và quy trình phê duyệt.