Document AX là gì: Chuyển đổi để AI thực hiện công việc luân chuyển tài liệu, tổng quan đầy đủ

Document AX là việc áp dụng AX vào nghiệp vụ tiếp nhận, đọc, phán đoán và đăng ký tài liệu vào hệ thống, để AI thực hiện từ đầu đến cuối những khâu mà con người vẫn đang nối tiếp nhau.

Vì sao cần Document AX

Tài liệu đã được số hóa nhưng con người vẫn phải đọc tài liệu.

Phần lớn nghiệp vụ tài chính, bảo hiểm và khu vực công vẫn bắt đầu từ tài liệu. Đơn đăng ký và chứng từ được gửi đến qua fax hoặc dưới dạng tệp quét, rồi nhân viên mở ra, tìm các giá trị cần thiết và nhập vào hệ thống. Chỉ lưu trữ tệp trong hệ thống quản lý tài liệu thì khối lượng công việc này cũng không giảm.

Sau khi đưa công nghệ nhận dạng tài liệu vào, tình hình cũng không khác nhiều. Việc kiểm tra kết quả nhận dạng, đối chiếu các giấy tờ với nhau, phán đoán điều kiện và đăng ký kết quả vẫn còn lại cho con người. Document AX nhắm đến toàn bộ công việc xử lý tài liệu và thiết kế để AI tiếp nhận cả phần này.

Nghiệp vụ tài liệu thường có biểu mẫu cố định và tiêu chuẩn xử lý được ghi lại thành văn bản. Vì vậy đây là lĩnh vực phù hợp để tổ chức bắt đầu chuyển đổi AX. Khối lượng xử lý có thể đếm theo từng hồ sơ nên cũng dễ so sánh trước và sau khi chuyển đổi.

Định nghĩa chính xác của Document AX: khác gì với số hóa tài liệu

Ba trục khác biệt giữa số hóa tài liệu và Document AX

Thứ nhất, phạm vi xử lý khác nhau. Số hóa tài liệu dừng ở việc quét tài liệu giấy thành tệp để lưu trữ và tìm kiếm. Document AX đọc và cấu trúc hóa nội dung trong tệp, rồi nối kết với phán đoán nghiệp vụ và đăng ký vào hệ thống.

Thứ hai, kết quả đầu ra khác nhau. Kết quả của số hóa tài liệu là tệp hình ảnh hoặc PDF. Kết quả của Document AX là các giá trị đã đưa vào hệ thống nghiệp vụ, kết quả phán đoán cùng bản ghi lưu lại căn cứ của kết quả đó.

Thứ ba, vai trò của con người khác nhau. Sau số hóa tài liệu, nhân viên vẫn mở tệp để đọc và chép tay. Trong Document AX, các hồ sơ bình thường do AI hoàn tất, còn nhân viên đảm nhận việc kiểm tra hồ sơ ngoại lệ và quản lý tiêu chuẩn.

Số hóa tài liệu là điểm khởi đầu của Document AX. Các tệp quét và hệ thống quản lý tài liệu đã tích lũy sẽ trở thành đối tượng để AI đọc, nên đây là tài sản để tận dụng chứ không phải thứ phải thay thế.

Năm giai đoạn tạo nên Document AX

Năm giai đoạn nối liền công việc tài liệu từ đầu đến cuối

Thứ nhất, đọc. Nhận dạng tài liệu lẫn chữ in, chữ viết tay, bảng, con dấu và ô đánh dấu. Bản fax, bản quét chất lượng thấp và tài liệu bị nghiêng cũng nằm trong phạm vi.

Thứ hai, cấu trúc hóa. Khôi phục tiêu đề, phần mục, bảng và thứ bậc của tài liệu để chuyển thành dữ liệu mà AI có thể sử dụng. Bảng phải được chuyển đổi và giữ nguyên quan hệ giữa các hàng và cột, để các giai đoạn sau không làm mất giá trị.

Thứ ba, trích xuất. Tìm các mục cần thiết cho nghiệp vụ, chẳng hạn số đăng ký kinh doanh hoặc người đại diện, rồi sắp xếp thành cặp mục và giá trị.

Thứ tư, phán đoán. Kiểm tra theo quy tắc nghiệp vụ xem thông tin giữa các tài liệu có khớp nhau không, các giấy tờ bắt buộc có đủ không, và điều kiện có được đáp ứng không. Nếu số đăng ký kinh doanh ghi trên đơn đăng ký và trên giấy chứng nhận kinh doanh khác nhau thì giai đoạn này sẽ lọc ra.

Thứ năm, thực thi. Đăng ký kết quả đã phán đoán vào hệ thống quản lý tài liệu, công cụ tự động hóa và hệ thống lõi, đồng thời lưu lại lịch sử xử lý. Nếu bỏ qua giai đoạn này, nhân viên sẽ phải nhập lại kết quả vào một màn hình khác.

Không cần thay đổi cả năm giai đoạn cùng một lúc. Nếu đã có công cụ nhận dạng, có thể bắt đầu gắn từ khâu phán đoán và thực thi. Nếu biểu mẫu thường xuyên thay đổi, nên chỉnh trước tiêu chuẩn cấu trúc hóa và trích xuất. Thứ tự được xác định theo tình trạng hiện tại.

Cách áp dụng Document AX trong thực tế

Bắt đầu từ nghiệp vụ có nhiều tài liệu nhất

Hãy tổng hợp trước xem mỗi bộ phận nhận những biểu mẫu nào, với số lượng bao nhiêu, và để xử lý một hồ sơ cần bao nhiêu loại giấy tờ. Nghiệp vụ có nhiều loại giấy tờ và thao tác đối chiếu lặp lại thì hiệu quả chuyển đổi càng lớn. Đồng thời, hãy kiểm tra xem nhiều giấy tờ có được gộp vào một tệp hay không, và thứ tự trang có bị xáo trộn không.

Trong một trường hợp ở lĩnh vực tài chính, trước tiên người ta lập danh mục các nhóm tài liệu đang có, sau đó chọn những tài liệu có khối lượng lớn và biểu mẫu ổn định làm đối tượng đánh giá, rồi kiểm tra hiệu năng phân loại và trích xuất.

Đo xem nghiệp vụ đã hoàn tất hay chưa, thay vì chỉ đo độ chính xác nhận dạng

Dù độ chính xác nhận dạng ký tự cao, nếu ở khâu đăng ký con người vẫn phải nhập lại thì việc chuyển đổi mới chỉ đạt một nửa. Hiệu quả của Document AX được đo bằng tỷ lệ hồ sơ đã tiếp nhận được hoàn tất trong luồng đến khâu đăng ký vào hệ thống và thời gian xử lý trên mỗi hồ sơ.

Độ chính xác phân loại và trích xuất được kiểm chứng trong đánh giá triển khai là chỉ số của các khâu đầu luồng. Ngay cả khi giá trị này đạt mục tiêu, tỷ lệ hoàn tất đến khâu đăng ký vẫn phải đo riêng thì mới biết chuyển đổi đã đi được đến đâu.

Thiết kế luồng ngoại lệ trước

Cần xác định trước các tài liệu khó đọc, hồ sơ có thông tin giữa các giấy tờ không khớp nhau và hồ sơ không thể phán đoán bằng quy tắc sẽ được đưa lên màn hình nào, và ai sẽ kiểm tra điều gì.

Chỉ khi luồng ngoại lệ đã được xác định, các hồ sơ bình thường mới có thể yên tâm cho chạy tự động. Lỗi được xác nhận trong hồ sơ ngoại lệ sẽ được dùng làm căn cứ để sửa tiêu chuẩn trích xuất và quy tắc phán đoán.

Document AX trong bối cảnh Hàn Quốc

Tài liệu nghiệp vụ trong nước thường là sự kết hợp của tệp Hangul word processor, biểu mẫu công và bản fax tiếp nhận, và thường có cả con dấu lẫn chữ viết tay. Công cụ được xây dựng trên tài liệu nước ngoài có thể cho hiệu năng khác khi áp dụng với các điều kiện này, nên cần kiểm chứng trước bằng chính tài liệu của doanh nghiệp.

Trong tài chính và khu vực công, tài liệu gốc thường không được đưa ra ngoài, nên cần chuẩn bị cấu hình có thể cài đặt nội bộ cùng quy trình ẩn danh hóa thông tin cá nhân.