AX là gì? Thay đổi cách làm việc để AI có thể trực tiếp thực hiện công việc, giải thích đầy đủ

AX, viết tắt của AI Transformation, là sự chuyển đổi của tổ chức, trong đó luồng công việc, hệ thống và phương thức vận hành được thay đổi đồng bộ để AI thực sự thực hiện một phần công việc mà con người từng đảm nhận.

Vì sao cần AX

AI đã được đưa vào, nhưng cách làm việc vẫn không đổi.

Nhiều tổ chức đã triển khai công cụ AI tạo sinh trong nội bộ và tổ chức đào tạo cách sử dụng. Thế nhưng dù ngày càng nhiều người dùng công cụ, thời gian xử lý công việc hay cách bố trí nhân sự thường hầu như không thay đổi. Công cụ mới dừng ở vai trò hỗ trợ từng cá nhân, còn bản thân luồng công việc chưa được thiết kế lại.

Phần lớn công việc đã được số hóa qua quá trình chuyển đổi số. Tuy vậy, việc kết nối các hệ thống, đọc tài liệu rồi chuyển giá trị sang nơi khác, và đưa ra phán đoán theo tiêu chí vẫn do con người đảm nhận. AX là việc thiết kế lại công việc để AI đảm nhận chính phần này.

Câu hỏi cũng vì thế mà thay đổi. Thay vì AI nào được dùng, tiêu chí đánh giá trở thành việc AI có hoàn tất công việc đến cuối hay không, và số hồ sơ con người phải kiểm tra đã giảm được bao nhiêu.

Định nghĩa chính xác của AX: khác gì chuyển đổi số

Ba điểm khác biệt giữa AX và chuyển đổi số

Thứ nhất, đối tượng thay đổi khác nhau. Chuyển đổi số tập trung vào việc đưa giấy tờ và thao tác thủ công lên hệ thống máy tính. AX thay đổi việc ai đọc, phán đoán và nhập dữ liệu trong công việc đã được số hóa.

Thứ hai, mục tiêu khác nhau. Mục tiêu của chuyển đổi số là đưa thông tin vào hệ thống. Mục tiêu của AX là giảm khối lượng công việc mà con người phải tự xử lý.

Thứ ba, cách đo hiệu quả khác nhau. Chuyển đổi số được đánh giá bằng tỷ lệ số hóa và mức sử dụng hệ thống. AX được đánh giá bằng tỷ lệ công việc hoàn tất mà không có sự can thiệp của con người, thời gian xử lý trên mỗi hồ sơ và tỷ trọng hồ sơ bị tách ra thành ngoại lệ.

Hai quá trình này nối tiếp nhau. AI chỉ có thể đảm nhận công việc khi dữ liệu và hệ thống đã sẵn sàng, nên những phần chuyển đổi số còn dang dở sẽ được xử lý trong quá trình AX. Nếu đã có hệ thống phê duyệt điện tử và hệ thống quản lý tài liệu, AX sẽ triển khai trên nền tảng đó, giao cho AI việc đọc tài liệu, phán đoán và đăng ký kết quả.

Bốn điều kiện để có AX

Bốn điều kiện để chuyển đổi dẫn đến thay đổi thực sự trong công việc

Thứ nhất, phải xác định rõ đơn vị công việc. Cần quyết định công việc bắt đầu ở đâu và kết thúc ở đâu thì mới đo được hiệu quả. Phạm vi quá rộng sẽ làm mờ tiêu chí ngoại lệ, còn phạm vi quá hẹp sẽ khiến hiệu quả không rõ ràng.

Thứ hai, dữ liệu phải sẵn sàng. Nếu tài liệu và hồ sơ không được cấu trúc theo dạng AI có thể đọc và ghi, chúng sẽ không đi được đến bước phán đoán. Các tài liệu chỉ tồn tại dưới dạng tệp quét cần được khôi phục cấu trúc và xác định các mục cần thiết trước.

Thứ ba, khâu thực thi phải được kết nối với hệ thống hiện có. Nếu con người phải nhập lại kết quả của AI bằng tay, khối lượng công việc sẽ không giảm. Thiết kế cần bao gồm hệ thống và định dạng để đăng ký kết quả, cũng như cách hoàn tác khi một bước thất bại.

Thứ tư, phải có hệ thống vận hành. Khi tiêu chí công việc hoặc mô hình thay đổi, nếu không có cơ chế kiểm định kết quả và quản lý lịch sử thay đổi, hiệu quả của chuyển đổi sẽ không kéo dài. Việc xác định tổ chức phụ trách vận hành cũng là một phần của điều kiện này.

Cách áp dụng AX trong thực tế

Chọn công việc trước khi chọn công cụ

Hãy quyết định công việc nào sẽ thay đổi trước khi quyết định mua công cụ AI nào. Công việc có khối lượng lớn, tiêu chí phán đoán được ghi thành tài liệu và kết quả có thể đo theo từng hồ sơ là đối tượng đầu tiên phù hợp. Thẩm định hồ sơ tài chính, rà soát hồ sơ bồi thường bảo hiểm và tiếp nhận đơn khiếu nại trong khu vực công là những ví dụ điển hình.

Ngược lại, công việc mà tiêu chí phán đoán khác nhau giữa từng người hoặc chưa được ghi lại thành văn bản thì cần được chuẩn hóa tiêu chí trước khi giao cho AI. Bước chuẩn hóa này thường cho thấy công việc đang khác biệt nhiều đến mức nào.

Thay đổi trọn vẹn một công việc

Áp dụng thay đổi rải rác ở nhiều phòng ban thì không công việc nào được hoàn tất. Dễ xác nhận hiệu quả hơn nếu chọn một công việc và xây dựng cấu trúc để AI đảm nhận mọi việc từ tiếp nhận đến đăng ký vào hệ thống. Kết quả của công việc đó sau đó sẽ là cơ sở để chọn công việc tiếp theo.

Tiêu chí phân loại, các mục trích xuất và quy tắc kiểm chứng được tạo ra trong quá trình này trở thành tài sản có thể tái sử dụng cho công việc tiếp theo.

Phân định lại vai trò của con người

AX thay đổi nội dung công việc mà con người đảm nhận. AI xử lý các hồ sơ bình thường, còn nhân viên đảm nhiệm việc phán đoán các hồ sơ ngoại lệ, quản lý tiêu chí và phê duyệt kết quả. Vai trò và thẩm quyền được phân chia lại trên cơ sở đó.

Nếu vai trò không thay đổi, con người sẽ phải kiểm tra lại toàn bộ kết quả mà AI đã xử lý, và khối lượng công việc vẫn giữ nguyên.

AX trong môi trường tại Hàn Quốc

Trong lĩnh vực tài chính và khu vực công tại Hàn Quốc, quy định phân tách mạng khiến việc sử dụng dịch vụ AI bên ngoài thường khó khăn, nên khả năng cài đặt trong nội bộ trở thành điều kiện đầu tiên. Cần cân nhắc cả đặc điểm của tài liệu công việc tại Hàn Quốc, như tệp soạn thảo Hangul, bản fax và biểu mẫu có đóng dấu. Khu vực công còn áp dụng thêm hướng dẫn bảo mật và quy trình mua sắm của từng cơ quan, vì vậy nên xác nhận sớm ở bước kiểm chứng rằng công việc có thể chạy trong môi trường nội bộ, như vậy sẽ thuận lợi hơn cho việc lập lịch.

Luật Cơ bản về Trí tuệ nhân tạo và nghị định hướng dẫn thi hành có hiệu lực cùng lúc vào ngày 22 tháng 1 năm 2026. Khi AI được sử dụng trong 10 lĩnh vực mà luật quy định, như tuyển dụng hoặc thẩm định khoản vay, kế hoạch chuyển đổi cần bao gồm các trách nhiệm như quản lý rủi ro và sự giám sát của con người.