Xử lý tài liệu agentic là gì: Cách xử lý tài liệu mà AI agent tự quyết định bước tiếp theo

Xử lý tài liệu agentic là phương pháp trong đó AI agent đọc tài liệu, tự quyết định cần kiểm tra điều gì và dùng công cụ nào, rồi đưa công việc đi đến cuối trong phạm vi mục tiêu và quyền hạn đã định.

Bối cảnh cần đến xử lý tài liệu agentic

Mỗi tài liệu cần một bước tiếp theo khác nhau.

Xử lý tài liệu tự động truyền thống đi theo lưu đồ được vẽ sẵn. Nếu là biểu mẫu này thì trích xuất các hạng mục này; nếu giá trị này trống thì chuyển sang màn hình kia. Với nghiệp vụ mà biểu mẫu cố định trong vài loại, cách làm này hoạt động tốt.

Tài liệu tiếp nhận thực tế thường không như vậy. Một tệp có thể chứa lẫn nhiều giấy tờ. Cùng một người nộp đơn nhưng hồ sơ chứng minh khác nhau ở từng trường hợp. Khi một giá trị bị trống, phải quyết định yêu cầu bổ sung hay tìm trong tài liệu khác. Nếu cố vẽ trước mọi nhánh vào lưu đồ, số quy tắc sẽ tăng không ngừng và bắt đầu mâu thuẫn với nhau.

Xử lý tài liệu agentic giao việc phân nhánh này cho agent, để agent phán đoán theo từng hồ sơ. Con người đặt mục tiêu, quyền hạn và tiêu chí phán đoán, còn agent chọn bước tiếp theo trong phạm vi đó. Thay vì thêm quy tắc, nếu tiêu chí phán đoán được ghi thành câu văn rõ ràng, một tổ hợp tài liệu mới có thể được xử lý mà không cần vẽ lại luồng.

Định nghĩa chính xác về xử lý tài liệu agentic: khác gì IDP

Ba trục khác biệt giữa IDP và xử lý tài liệu agentic

Thứ nhất, bên quyết định luồng khác nhau. IDP chạy đúng trình tự xử lý do con người thiết kế. Trong xử lý tài liệu agentic, khi mục tiêu và quy tắc đã được đưa ra, agent sẽ quyết định các bước và thứ tự cho từng hồ sơ.

Thứ hai, cách sử dụng công cụ khác nhau. Trong IDP, các chức năng phân loại, nhận dạng và trích xuất được gọi tại những vị trí cố định. Trong xử lý tài liệu agentic, agent yêu cầu trích xuất lại khi cần, truy vấn hệ thống nghiệp vụ, hoặc mở tài liệu khác để đối chiếu.

Thứ ba, cách xử lý ngoại lệ khác nhau. IDP chuyển ngay sang ngoại lệ những tình huống không có trong quy tắc. Xử lý tài liệu agentic thử các phương án thay thế có thể trước, và chỉ chuyển cho con người khi vẫn không đi đến kết luận hoặc hành động nằm ngoài quyền hạn.

Hai cách tiếp cận không thay thế nhau. Ở những đoạn có biểu mẫu cố định và quy tắc rõ ràng, luồng cố định nhanh hơn và dễ dự đoán hơn. Vì vậy, cấu hình thực tế là chỉ đặt agent vào những đoạn mà phán đoán bị rẽ nhánh.

Bốn yếu tố của xử lý tài liệu agentic

Bốn yếu tố giúp agent phán đoán an toàn

Thứ nhất, mục tiêu. Đưa ra mục tiêu có điểm kết thúc rõ ràng, chẳng hạn xác định xem hồ sơ của một đơn đã đủ giấy tờ hay chưa và đăng ký kết quả. Nếu mục tiêu mơ hồ, hành động của agent cũng sẽ dao động.

Thứ hai, danh sách công cụ. Liệt kê rõ các công cụ mà agent được dùng, như nhận dạng tài liệu, trích xuất hạng mục, tra cứu và đăng ký hệ thống, đồng thời xác định định dạng đầu vào và đầu ra cho từng công cụ. Mặc định là chặn mọi hành động không có trong danh sách.

Thứ ba, ghi nhận căn cứ phán đoán. Lưu lại giá trị nào trong tài liệu nào, theo quy tắc nào, đã dẫn đến việc chọn bước tiếp theo. Không có bản ghi này thì không thể xem xét và cải thiện.

Thứ tư, điểm phê duyệt của con người. Đặt bước phê duyệt trước những hành động khó hoàn tác như ghi giá trị vào hệ thống hoặc thông báo cho khách hàng. Màn hình phê duyệt cần hiển thị đồng thời hành động mà agent đã chọn và căn cứ của nó, để người phụ trách quyết định nhanh.

Nếu thiếu bất kỳ yếu tố nào trong bốn yếu tố này, phán đoán của agent khó đưa vào vận hành. Đặc biệt, bản ghi căn cứ và điểm phê duyệt nếu thêm sau khi đưa vào dùng sẽ buộc phải chỉnh sửa lại toàn bộ luồng, nên phải được đưa vào thiết kế ngay từ đầu.

Cách áp dụng xử lý tài liệu agentic trong thực tế

Bắt đầu với phạm vi phán đoán hẹp

Thay vì giao ngay cả phê duyệt và từ chối, hãy bắt đầu với các phán đoán dễ hoàn tác như kiểm tra tổ hợp giấy tờ đã đủ hay chưa hoặc tìm các hạng mục còn thiếu. Khi kết quả đã ổn định, mở rộng sang soạn yêu cầu bổ sung, rồi đến đăng ký vào hệ thống.

Mỗi lần mở rộng phạm vi, trước tiên hãy xem lại bản ghi phán đoán của giai đoạn trước và tổng hợp các điểm agent thường lưỡng lự và các điểm agent đã sai.

Phân tách công cụ theo quyền hạn

Tách các công cụ chỉ đọc khỏi các công cụ ghi vào hệ thống, và xác định công cụ ghi chỉ được dùng ở giai đoạn nào. Khi phạm vi lựa chọn của agent đã được cố định, mới có thể ngăn các hành động ngoài dự kiến.

Không cấp cho agent quyền hạn lớn hơn người phụ trách. Nếu agent có thể thực hiện tra cứu hoặc đăng ký mà nhân viên không được tự làm, điều đó sẽ mâu thuẫn với tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ.

Kết hợp với luồng cố định

Không cần giao mọi đoạn cho agent. Tiếp nhận, phân loại và trích xuất cơ bản có thể do luồng cố định xử lý nhanh; agent chỉ được đặt vào những đoạn có nhiều nhánh, chẳng hạn giải thích sự không khớp giữa các tài liệu hoặc quyết định có cần bổ sung hay không.

Cách chia này giữ được tốc độ xử lý và khả năng dự đoán, đồng thời để agent chỉ xử lý các hồ sơ cần phán đoán. Đoạn nào nên giao cho agent sẽ rõ ràng khi tổng hợp lý do các hồ sơ bị tách thành ngoại lệ.

Xử lý tài liệu agentic trong môi trường trong nước

Tại tài chính và khu vực công trong nước, cấu trúc để agent gọi dịch vụ AI bên ngoài thường vướng quy định phân tách mạng. Vì vậy, bước đầu tiên là xác nhận các mô hình và công cụ dùng để phán đoán chạy nội bộ.

Phạm vi phê duyệt tự động thường do quy định nội bộ xác định. Luật Khung về Trí tuệ nhân tạo yêu cầu con người quản lý và giám sát đối với công việc thuộc AI có tác động lớn. Vì vậy, điểm phê duyệt và cách ghi nhận căn cứ được quyết định cùng lúc ở giai đoạn thiết kế luồng.