Kiểm chứng chéo là gì? Đối chiếu nhiều hồ sơ, bước hoàn thiện của tự động hóa thẩm định, giải thích đầy đủ

Kiểm chứng chéo là quy trình lấy giá trị của cùng một hạng mục từ nhiều tài liệu tạo nên một hồ sơ công việc, đối chiếu chúng để xác định có khớp nhau hay không, và chỉ chuyển cho con người những hạng mục không khớp.

Vì sao một tài liệu không đủ để hoàn tất công việc

Thẩm định kết thúc bằng việc đối chiếu.

Khi quan sát công việc thẩm định tài chính, có thể thấy điều người phụ trách mất nhiều thời gian nhất không phải là đọc. Đó là đặt cạnh nhau đơn đăng ký gia nhập mạng lưới chấp nhận thanh toán, giấy đăng ký kinh doanh, bản sao sổ tài khoản và giấy chứng nhận đăng ký, rồi kiểm tra xem tên người đại diện có trùng nhau không, số tài khoản có đúng không, và mã số doanh nghiệp có khớp không.

Các số đo thực tế cho thấy việc đối chiếu và kiểm tra tài liệu tiêu tốn một lượng thời gian không nhỏ cho mỗi hồ sơ. Trong môi trường mà một hồ sơ gồm nhiều loại giấy tờ, công đoạn này chiếm phần lớn thời gian. Dù đọc một tài liệu chính xác đến đâu, nếu công đoạn này vẫn còn thì tự động hóa cũng mới dừng ở một nửa.

Định nghĩa chính xác của kiểm chứng chéo: khác gì kiểm tra hạng mục

Ba điểm khác biệt giữa kiểm tra hạng mục và kiểm chứng chéo

Thứ nhất, đối tượng khác nhau. Kiểm tra hạng mục nhắm vào giá trị trong một tài liệu. Nó kiểm tra số chữ số có đúng không, định dạng ngày có đúng không. Kiểm chứng chéo nhắm vào cùng một hạng mục nằm rải rác trong nhiều tài liệu.

Thứ hai, cách phán định khác nhau. Kiểm tra hạng mục so với định dạng đã quy định. Kiểm chứng chéo so các tài liệu với nhau nên không có đáp án cố định. Hệ thống chỉ xác nhận được có sự không khớp, còn việc bên nào đúng thì con người phán đoán.

Thứ ba, vấn đề phát hiện khác nhau. Kiểm tra hạng mục bắt được lỗi nhận dạng và lỗi định dạng. Kiểm chứng chéo còn làm lộ ra sự không nhất quán giữa chính các tài liệu và cả khả năng bị làm giả hoặc sửa đổi. Trong một trường hợp thực tế, việc đối chiếu hạng mục giữa nhiều tài liệu đã tự động tìm ra một bất nhất duy nhất.

Hai kiểu kiểm chứng này không thay thế cho nhau. Các giá trị đúng định dạng vẫn có thể không khớp giữa các tài liệu, nên cần cả hai.

Năm điều kiện để kiểm chứng chéo hoạt động

Năm điều kiện khi vận hành thực tế

Thứ nhất, phải nhóm tài liệu theo từng hồ sơ công việc. Nếu xử lý từng tờ riêng lẻ thì không có cặp nào để so sánh. Trước đó phải có bước tách các tệp đã tiếp nhận và xác định chúng thuộc hồ sơ nào.

Thứ hai, phải định nghĩa quan hệ tương ứng giữa các hạng mục. Con người phải xác định trước rằng tên người đại diện trên đơn đăng ký và giám đốc được ghi trong giấy đăng ký là cùng một hạng mục.

Thứ ba, phải xử lý khác biệt về cách ghi. Thường một tài liệu ghi tên chính thức, tài liệu khác ghi tên viết tắt. Đã có trường hợp cần chuẩn hóa tên ngân hàng.

Thứ tư, phải xử lý thứ tự thời gian. Với các hạng mục mà thứ tự có ý nghĩa, như lịch sử giao dịch và thời điểm khai báo, cần kiểm tra không chỉ giá trị có giống nhau hay không mà còn cả việc trước sau có khớp không.

Thứ năm, phải phân biệt tính chất của sự không khớp. Sự không khớp do lỗi nhận dạng và sự không khớp do chính tài liệu thì cách xử lý khác nhau. Nếu đưa ra vị trí nội dung gốc, người kiểm tra có thể nhanh chóng phân biệt hai trường hợp.

Cách áp dụng kiểm chứng chéo trong thực tế

Vẽ bảng đối chiếu trước

Sản phẩm đầu tiên của thiết kế là bảng đối chiếu. Bảng này xác định hạng mục nào được so sánh giữa những tài liệu nào, lấy tài liệu nào làm chuẩn, và xử lý thế nào khi không khớp.

Khi đã có bảng này, bố cục màn hình kiểm tra cũng được xác định một cách tự nhiên. Đó là hiển thị giá trị của từng tài liệu cạnh nhau theo từng hạng mục và đánh dấu các ô không khớp.

Định ra tiêu chí xử lý không khớp cùng với nghiệp vụ

Không phải mọi sự không khớp đều là lý do từ chối. Khác biệt về cách ghi tầng trong địa chỉ có thể bỏ qua, nhưng khác biệt về số tài khoản thì bắt buộc phải kiểm tra.

Nếu thống nhất với người phụ trách nghiệp vụ về mức khác biệt được chấp nhận cho từng hạng mục, số hồ sơ bị chuyển sang ngoại lệ sẽ giảm đáng kể.

Kiểm chứng chéo trong môi trường tại Hàn Quốc

Trong nghiệp vụ tài chính tại Hàn Quốc, một hồ sơ thường có khoảng sáu loại giấy tờ, và phần lớn trong số đó là bản fax hoặc ảnh chụp. Cùng một giá trị có thể được nhận dạng với chất lượng khác nhau ở từng tài liệu, nên xử lý khác biệt cách ghi đặc biệt quan trọng.

Trong nghiệp vụ khu vực công, biểu mẫu thường xuyên được sửa đổi nên tên của cùng một hạng mục đôi khi khác nhau giữa các tài liệu. Nếu quản lý quan hệ tương ứng giữa các hạng mục như dữ liệu và lưu lại phiên bản, không cần chỉnh sửa lại toàn bộ mỗi lần sửa đổi.

Chọn hạng mục đối chiếu theo tiêu chí nghiệp vụ

Không cần đối chiếu tất cả các tài liệu. Chỉ chọn những hạng mục thực sự được dùng để phán đoán trong nghiệp vụ sẽ giảm gánh nặng xử lý và làm cho ý nghĩa của sự không khớp rõ ràng hơn.

Trong thẩm định tài chính, các hạng mục thường được chọn là tên người đại diện, mã số doanh nghiệp, số tài khoản, số tiền và thời điểm. Trong một dự án tự động hóa xử lý đơn khiếu nại của một ngân hàng, các hạng mục gồm họ tên, số tài khoản, tên ngân hàng, thông tin liên lạc, số tiền đề nghị và thời điểm sự việc xảy ra được đối chiếu trên ba loại tài liệu. Trong 46 hạng mục, hệ thống đã tự động tìm ra một sự không khớp ở tên ngân hàng. Đó là trường hợp trong hồ sơ có lẫn tên chính thức và tên viết tắt.

Ví dụ này cho thấy cần xác định trước cách xử lý khác biệt trong cách ghi. Những khác biệt được coi là cùng một giá trị cần được chuẩn hóa, chỉ những khác biệt được coi là khác nhau mới đưa lên thành không khớp. Có làm được như vậy thì người phụ trách mới không phải xem xét những nội dung không cần thiết.