RPAとは何か：文書AIとどこで分けるかの完全整理

RPA（Robotic Process Automation）とは、人が画面で反復していた操作と入力の手順をソフトウェアがそのまま真似るようにして、定められた規則どおりに遂行させる自動化ツールです。

規則が定まった場所でのみ強い

規則が定まった場所でのみ強くなります。

RPAは画面のどの位置をクリックし、どの欄に何を入力するかが定まっているときに安定して動作します。システム間のデータ移動や定期報告の作成のように手順が固定された業務では非常に効率的です。

問題はその前段です。受け付けた文書がどの様式か、必要な値がどこに書かれているかは規則で固定されません。同じ申請書でも支店と年度によって配置が変わり、ファクスの受付分は傾いて届きます。この区間をRPAで処理するには様式ごとに規則を作る必要があり、様式が変わるたびに手直しが要ります。したがって実務では文書を判読する前段と、システムへ入力する後段を分けて配置します。

RPAの正確な定義：文書AIと何が違うのか

文書AIとRPA、三つの軸の違い

第一に、対象が異なります。文書AIは文書の内容を対象とします。RPAは画面とシステムの操作を対象とします。一方は何が書かれているかを扱い、もう一方はどこを押すべきかを扱います。

第二に、変化への対応の仕方が異なります。文書AIは配置が変わっても項目名と文脈を根拠に値を探します。RPAは画面の構造が変われば規則を修正する必要があります。その代わり規則が固定された区間ではRPAのほうが速く予測可能です。

第三に、成果指標が異なります。文書AIは認識精度と項目抽出の精度で評価します。RPAは処理件数と失敗率、規則の維持費用で評価します。

二つのツールは置き換えの関係にはありません。文書から値を取り出す仕事は文書AIが、その値を定められた画面へ入れる仕事はRPAが担う組み合わせが実務で最も一般的です。

配置を決める4つの基準

配置を決める4つの基準

第一に、入力の形態を見ます。入力がファイルや画像であれば文書AIの領域であり、入力がすでに構造化されたデータであればRPAの領域です。

第二に、変動性を見ます。過去一年で様式や画面が何回変わったかを数えてみてください。変動の多い区間に規則ベースのツールを置けば、維持の費用が増え続けます。

第三に、判断の有無を見ます。条件によって異なる処理をする必要があるなら、その判断の根拠が文書の中にあるのかシステムの中にあるのかを確認します。

第四に、失敗したときの処理を見ます。RPAは予想しない画面に出会えば止まります。文書AIは確信が低ければ例外として分離します。どちらの方式がその業務に合うかを定める必要があります。

RPAと文書AIを組み合わせる方法

境界でやり取りするデータを定めます

二つのツールをつなぐ地点で何を渡すかをあらかじめ定める必要があります。項目と値の組だけを渡すのか、原文の位置と信頼度まで併せて渡すのかによって後段の処理が変わります。

信頼度を併せて渡せば、RPAが低い信頼度の案件を入力せずに検収へ回す構成が可能になります。位置情報を併せて渡せば、担当者が確認する際に原本の該当箇所をすぐに開けます。

失敗の経路を両側で合わせます

文書AIが例外として分離した案件と、RPAが画面の変更で止まった案件は原因が異なります。二つを同じ待ち行列へ積み上げれば、担当者が毎回どちらかを判断することになります。

例外と障害を分けて表示し、それぞれ誰が対応するかを定めてください。例外は業務担当者が、障害は運用担当者が扱う構成が一般的です。

国内環境における組み合わせ

韓国の金融と公共では基幹システムの画面が独自に構築されている場合が多く、外部との連携インターフェースが用意されていないことがあります。この場合、画面を操作するRPAが唯一の連携手段になります。

加えてネットワーク分離環境では、文書AIとRPAがいずれも社内網の中で動作する必要があります。二つのツールの間でデータをやり取りする経路も社内網に閉じている必要があるため、構成の設計時に併せてご確認ください。

よくあるご質問