EDMSとは何か：原本と値と履歴をつなぐ保管の仕組みの完全整理

EDMS（電子文書管理システム）とは、組織が扱う文書の原本と属性情報、処理履歴を一箇所に保管し、権限に応じて検索し閲覧できるよう管理するシステムです。

抽出したデータにも到着地が必要

抽出したデータにも到着地が必要です。

文書自動化の議論は大半が認識と抽出に集中します。ところが実際に流れが途切れる地点は、抽出した値をどこへ置くかという問題からよく生じます。

値だけを業務システムへ入れて原本を別に管理すれば、後から根拠を確認できません。逆に原本だけを保管して値が流れなければ担当者が再び入力します。実際の運用構成で、抽出されたデータがEDMSへ格納された後に自動化ツールを経て基幹システムへ登録される流れがよく見られる理由がここにあります。原本と値と履歴が一箇所でつながって初めて業務が続きます。

EDMSの正確な定義：ファイルサーバーと何が違うのか

ファイルサーバーとEDMS、三つの軸の違い

第一に、管理の単位が異なります。ファイルサーバーはファイルとフォルダを管理します。EDMSは文書を管理します。同じ文書の複数の版と属性情報、誰がいつ閲覧し修正したかが文書に付いて回ります。

第二に、目標が異なります。ファイルサーバーの目標は保存と共有です。EDMSの目標は統制された保管と追跡です。権限に応じて接近を制限し処理の履歴を残すことが基本機能に含まれます。

第三に、検索の方式が異なります。ファイルサーバーは名前と経路で探します。EDMSは属性情報で探します。文書自動化で抽出した項目が属性として入れば、契約番号や事業者登録番号で原本をすぐに見つけられるようになります。

二つのシステムが対立するわけではありません。ただし監査対応と履歴の追跡が必要な業務では、ファイルサーバーだけで要件を満たすことは難しくなります。

実際の連携に入る4つの条件

実際の連携に入る4つの条件

第一に、属性の項目をあらかじめ定めます。抽出した値のうち何をEDMSの属性として入れるかを定める必要があります。この一覧がそのまま後で検索できる条件になります。

第二に、原本と結果を併せて格納します。原本ファイルと抽出の結果、そして各値の原文の位置を同じ文書へ束ねておけば、検収と監査対応が容易になります。

第三に、処理の履歴を残します。自動で処理されたのか人が修正したのか、修正したなら何をどう直したのかが記録される必要があります。

第四に、権限の体系を合わせます。文書の種類によって閲覧の範囲が異なる場合が多いため、自動化で格納される文書にも同じ基準が適用される必要があります。

EDMSの実際の適用方法

格納の時点を定めます

抽出の直後に入れるか、検証を通過した後に入れるかを定める必要があります。検証前の値まで格納すれば後で修正された値と混ざり、検証後のみ格納すれば例外案件の原本がどこにも残りません。

実務では原本は受付の直後に格納し、抽出の値は検証を通過した時点で属性として付ける方式がよく用いられます。原本の到着と値の確定を分けて扱うわけです。

検索の条件から逆算して属性を選びます

属性の項目を定める際には、後でどう探すかから逆算してください。契約番号で探すのか、事業者登録番号で探すのか、受付日の範囲で探すのかによって必要な属性が変わります。

抽出した値をすべて属性にする必要はありません。検索に用いない値まで属性へ入れれば、管理の負担だけが増えます。

国内環境におけるEDMS

韓国の金融と公共では文書の保存期間が規定で定まっている場合が多くあります。文書の種類ごとに保存期間と廃棄の手続が異なるため、自動化で格納される文書にもこの区分が適用される必要があります。

加えて監査の要件として、誰がいつ何を閲覧し修正したかの履歴が求められます。自動処理された文書についても、どの規則によって正常と判定したかが残る構成が適切です。

よくあるご質問