IDPとは何か：受付から登録までを一つの流れにする文書処理体系の完全整理

IDP（Intelligent Document Processing）とは、文書の受付から様式の判別と認識、項目の抽出、検証、システム連携までを途切れない一つの流れとしてまとめて処理するよう設計した知能型文書処理の体系です。

機能を並べるだけでは処理量が減らない理由

機能を並べるだけでは処理量が減りません。

文書の自動化を導入する際によく取られる方式があります。認識ツールを一つ買い、自動化ツールを一つ買い、検収画面を別に作ります。それぞれのツールは役目を果たします。ところが担当者の業務時間は期待したほど減りません。

理由はツールとツールの隙間にあります。認識の結果をダウンロードして確認し、形式を整えて再びアップロードし、失敗した案件を別に集めて再処理します。各段階は自動なのに、段階をつなぐ作業は人が行っています。IDPはこの隙間をなくす観点です。個別の機能をどれだけうまく行うかではなく、受付から登録までが一度で流れるかを見ます。

IDPの正確な定義：機能の組み合わせと何が違うのか

機能の組み合わせとIDP、三つの軸の違い

第一に、設計の単位が異なります。機能の組み合わせはツールを単位として考えます。IDPは業務プロセスを単位として考えます。どの文書がどこから入り、どの状態を経て、どこへ登録されるかをまず描き、そこへ機能を配置します。

第二に、目標が異なります。機能の組み合わせの目標は各段階の性能を高めることです。IDPの目標は処理の流れが途切れないようにすることです。失敗した案件がどこへ行くのか、例外が誰へ渡るのかが設計に含まれます。

第三に、成果指標が異なります。機能の組み合わせは段階別の精度を見ます。IDPは受付件数に対して人の介入なしに完了した比率と、一件あたりの総処理時間を見ます。段階ごとに精度が高くてもつながらなければ、この指標は改善されません。

二つのアプローチは対立しません。各機能の性能が低ければ、いくらうまくつないでも流れません。ただし順序を定めるなら、流れをまず描いてから機能を埋めるほうが適切です。

流れを成す5つの段階

流れを成す5つの段階

第一に、受付です。電子ファクスや営業店のスキャン、モバイルのアップロード、電子メールなど経路によってファイルの状態が変わるため、ここから設計に含めます。

第二に、判別と分割です。複数の書類が一つのファイルで届けば文書の単位に分け、それぞれの様式を見分けます。

第三に、認識と抽出です。様式に合った項目の定義に従って値を取り出します。

第四に、検証です。形式と関係、文書の間の一致を規則で確認し、引っかかった案件を例外として分離します。

第五に、連携です。検証を通過したデータを文書管理システムと業務システムへ登録し、処理の履歴を残します。

IDPの実際の適用方法

流れ図をまず描きます

最初の成果物は技術仕様書ではなく処理の流れ図です。文書が入ってくる経路、各段階の入力と出力、失敗したときに向かう先、人が介入する地点を図として描きます。

この図があれば、どの段階がボトルネックかが見えてきます。実際の事例ではボトルネックが認識ではなく、様式の判別と分割にある場合が多くありました。流れ図なしにツールから選べば、このボトルネックを見落とします。

例外の経路を流れの一部として設計します

例外を後から考えれば、運用に入ってから担当者の机に案件が積み上がります。どの条件で例外になるのか、どの画面へ上がるのか、確認した後にどう戻るのかまでを流れ図に含めてください。

例外の経路が設計されていれば、例外の比率そのものが運用指標になります。この値が上がれば新しい様式の流入か文書品質の低下を疑い、原因を追跡できます。

国内環境におけるIDP

韓国の金融と公共では、受付の経路にファクスが依然として残っており、韓国製ワープロ文書とスキャンPDF、画像ファイルが一つの業務に混在します。流れ図を描く段階から形式ごとの前処理を分けて考える必要があります。

加えてネットワーク分離規定の下では、流れ全体が社内網の中で動作しなければなりません。認識のみを社内で行い、検収画面や連携の基盤を外部に置く構成は、この地点で検討対象から外れます。

監査の要件も併せて見ます。どの段階で誰が何を確認し承認したかが記録される必要があるため、この項目を流れ図に併せて記しておくほうが適切です。

よくあるご質問