FTE削減とは何か：成果を投資判断の言葉へ移す方法の完全整理

FTE削減とは、同じ業務量を処理するのに必要な人員を常勤換算して自動化の前後を比較する方式であり、投資審議で効果を説明する際に最も頻繁に求められる数値です。

決裁を上げるには別の単位が必要

決裁を上げるには別の単位が必要になります。

自動化の成果を整理する際に最初に出てくる数値は大半が時間です。一件あたり12分が2分へ減ったとか、月3万時間が1千時間台へ減ったといった具合です。現場ではこの数値がよく通じます。

ところが投資審議に上がると質問が変わります。それで何人分か、というものです。時間は部署ごとに計算の方式が異なり、他の事業と比較することも難しくなります。常勤人員へ換算すれば人件費と直ちに結びつき、他の投資と同じ基準で比較できるようになります。FTEは成果を別の言語へ移す作業に近いものです。

FTE削減の正確な定義：時間短縮と何が違うのか

時間短縮とFTE削減、三つの軸の違い

第一に、単位が異なります。時間短縮は一件あたり、または月単位の時間を見ます。FTE削減はその時間を常勤人員の年間勤務時間で割った値を見ます。

第二に、反映するものが異なります。時間短縮は作業の時間のみを反映します。FTE削減は実際に勤務可能な時間と処理量の変動まで反映して初めて正確になります。一日8時間をすべて文書業務に使う担当者はいないからです。

第三に、用いられる場面が異なります。時間短縮は現場の改善を説明する際に用います。FTE削減は投資対効果を説明する際に用います。実際の事例では、文書処理業務の効率化によって約40%水準の削減が確認された場合があります。

二つの指標は置き換えの関係にはありません。時間の実測がなければ人員への換算も出てきません。時間をまず測り、その値を換算する順序です。

計算に入る5つの基準

計算に入る5つの基準

第一に、導入前の時間を実測します。推定値から始めれば成果も推定値になります。文書の確認と分類、抽出と入力、突き合わせと検算を区間別に分けて測っておいてください。

第二に、対象業務の範囲を固定します。自動化の対象でない業務まで含めて計算すれば、誇張された値が出ます。

第三に、検収の時間を除きません。自動化の後も例外案件の検収時間は残ります。この時間を含めて初めて実際の削減幅が出ます。

第四に、実際に勤務可能な時間を用います。年間の勤務日と休暇、他の業務の比重を反映した値で割って初めて人員への換算が合います。

第五に、処理量の変動を併せて見ます。月末や特定の時期に集中する業務であれば、平均だけでは実際の人員の所要が現れません。

FTE削減の実際の提示方法

区間別に分けて提示します

一つの数値だけを提示すれば、聞く側は根拠を確認できません。確認と分類、抽出と入力、突き合わせと検算のどの区間でどれだけ減ったかを分けて示せば、説得力が大きく変わります。

実際の測定事例では、確認と分類に2分から4分、抽出と入力に3分から9分、突き合わせと検算に3分から8分が使われていました。どの区間が最も大きく減ったかを示せば、自動化が何をしたのかが具体的に伝わります。

削減された時間の行き先を示します

人員が減るのか、他の業務へ移るのか、処理量が増えるのかによって成果の意味が変わります。多くの組織では人員の削減ではなく、同じ人員でより多くの案件を処理する方向を選びます。

この場合はFTE削減の代わりに、同じ人員での処理量の増加として提示するほうが実情に合います。数値の計算は同じですが、説明の方法が変わります。

国内環境におけるFTE削減

韓国の金融と公共では、規定によって人の確認が必要な区間が残る場合が多くあります。この区間の時間は自動化しても減らないため、計算から除くか別途表示してください。混ぜて計算すれば削減の幅が実際より小さく出ます。

加えて監査や決算のように特定の時期に業務が集中する組織では、平均で計算した人員換算が実際の所要と合いません。ピーク時の所要を併せて示すほうが適切です。

よくあるご質問