エージェントワークフローとは何か：分類から実行までつなぐ自動化の流れの完全整理

エージェントワークフローとは、文書分類と情報抽出、文書間の検証、条件の判断、担当者の承認、システムの実行までをそれぞれ個別の機能として置くのではなく、一つの業務の流れとしてつなぎ合わせ、一件が最後まで処理されるよう構成した自動化の設計です。

流れとしてまとめるべき理由

機能がすべて揃っていても業務は途切れます。

文書の自動化を導入した組織で、認識と抽出はうまく回っているのに担当者の仕事が減らない場合があります。各機能が別々に動いているためです。分類の結果を担当者が確認して抽出へ渡し、抽出の結果を画面で読んで審査システムに入力し、承認の可否をまた別の画面で記録します。自動化された区間の間ごとに人が橋渡し役を務めています。

この状態では各機能の精度をいくら上げても総処理時間は大きく減りません。人が画面を行き来する時間がそのまま残るためです。エージェントワークフローはこの橋を取り除く設計です。一件が受け付けられると正常案件は人の手を経ずにシステム登録まで到達し、例外案件のみ担当者へ上がります。

エージェントワークフローの正確な定義：RPAと何が違うのか

RPAとエージェントワークフロー、三つの軸の違い

第一に、対象が異なります。RPAは定められた画面と入力手順を対象とします。何をどこへ入れるかがすでに定まった状態で、その動作を反復します。エージェントワークフローはまだ何であるか分からない文書を対象とします。どの様式かを判別し、どの値を取り出すかを定める段階から流れの中に含まれています。

第二に、目標が異なります。RPAの目標は定められた手順を人より速く正確に反復することです。エージェントワークフローの目標は一件の業務を最後まで完了することです。したがって途中に判断の必要な地点があれば規則と根拠をもとに自ら判定し、判定できなければ人へ引き渡します。

第三に、成果指標が異なります。RPAは処理件数と誤り率で測ります。エージェントワークフローは人の介入なしに処理された比率である無介入率と、業務が最後まで完了した比率である業務完了率で測ります。自動的に処理された件が多くてもシステム登録で途切れれば、業務完了率は上がりません。

二つの方式は置き換えの関係にはありません。文書を判読し判断する前段はエージェントが担い、画面操作の必要な後段はRPAが担う組み合わせが実務で広く用いられます。

業務に投入できるエージェントワークフローの6段階

実運用に入る6段階

第一に、分類です。受け付けたファイルを文書単位に分け、各断片がどの様式かを判定します。複数の書類が一つに結合されて届く環境では、この段階が流れ全体の入口になります。

第二に、抽出です。様式が定まれば、その様式に合った項目スキーマを呼び出して値を取り出します。値と併せて原文の位置と信頼度が付いてきます。

第三に、検証です。形式が合っているか、項目同士の関係が成り立つか、複数の文書で同じ項目の値が一致するかを確認します。文書間の突き合わせがここに入ります。

第四に、判断です。検証の結果と業務ルールを根拠に、この案件を進めるか補完を求めるかを定めます。信頼度が低いか規則で判定できない案件は例外として分離します。

第五に、承認です。業務方針に従って人の確認が必要な地点を通過します。正常案件は自動承認で通り、例外案件のみ担当者の画面に上がります。

第六に、実行です。承認された結果を既存システムに登録します。全社資源管理と顧客関係管理、電子文書管理システム、自動化ツールが連携対象となり、判断の根拠と処理履歴が併せて記録されます。

エージェントワークフローの実際の適用方法

例外の経路をまず設計します

流れを設計する際、正常な経路より先に定めるべきは例外の経路です。どの条件で人へ引き渡すかが定まって初めて、残りが自動で流れるようになるためです。

例外の条件は三種類に分けます。値の信頼度が基準を下回る場合、文書間の突き合わせで不一致が出た場合、業務ルール上人の判断が必要な場合です。それぞれの場合にどの画面へ上がり、担当者が何を見て何を修正できるかまで定義しておかなければ、運用で詰まります。

システム連携を流れの中に含めます

抽出と検証までを自動化してシステム入力を人に残せば、削減効果の相当部分が失われます。実際の運用では最後の区間が最も時間を要する場合が少なくないためです。

連携を設計する際には、どのシステムにどの形式で入れるか、失敗したらどう戻すか、そして何を履歴として残すかを併せて定めます。金融と公共では判断の根拠と処理履歴が監査対応の根拠になるため、この部分を後から付け足すと手戻りが大きくなります。

資産を次の業務へ移します

一つの業務で流れを完成させると、その過程で作られたものが資産として残ります。分類の体系と項目スキーマ、検証ルール、例外の定義がここに当たります。

この資産を運用体系に蓄積しておけば、次の業務では差のある部分だけを調整して適用できます。同じ審査業務の中で対象文書群が増える場合であれば、調整の幅は大きくありません。この方式が新しい業務ごとに最初から構築する負担を減らす要点です。

国内環境におけるエージェントワークフロー

韓国の金融と公共では流れ全体が社内網の中で動作する必要があります。認識と判断だけを社内で行い、ワークフローの実行基盤を外部に置く構成はネットワーク分離規定に抵触します。

承認段階の設計も国内の条件に従います。自動承認が許容される範囲が内部規定で定まっている場合が多く、専決規定に従って金額の区間ごとに承認権者が変わります。この規則を流れの中に組み込んでおかなければ、自動化が実際の業務手続と食い違います。

記録の要件も併せて見ます。どのような根拠で判断し、誰がいつ承認したかが残って初めて、監査と内部統制の要求に応えられます。

よくあるご質問