IDP란 무엇인가: 문서 처리를 하나의 흐름으로 묶는 체계 완전 정리

IDP(Intelligent Document Processing)란, 문서 접수부터 서식 판별과 인식, 항목 추출, 검증, 시스템 연계까지를 끊기지 않는 하나의 흐름으로 묶어 처리하도록 설계한 지능형 문서 처리 체계입니다.

IDP가 필요한 이유

기능을 붙여 놓기만 하면 처리량이 줄지 않습니다.

문서 자동화를 도입할 때 흔히 하는 방식이 있습니다. 인식 도구를 하나 사고, 자동화 도구를 하나 사고, 검수 화면을 따로 만듭니다. 각 도구는 제 몫을 합니다. 그런데 담당자의 업무 시간은 기대만큼 줄지 않습니다.

이유는 도구 사이의 틈에 있습니다. 인식 결과를 내려받아 확인하고, 형식을 맞춰 다시 올리고, 실패한 건을 따로 모아 재처리합니다. 각 단계는 자동인데 단계를 잇는 일은 사람이 합니다. IDP는 이 틈을 없애는 관점입니다. 개별 기능을 얼마나 잘하느냐가 아니라 접수에서 등록까지가 한 번에 흐르느냐를 봅니다.

IDP의 정확한 정의: 개별 기능 조합과 무엇이 다른가

기능 조합과 IDP, 세 가지 축의 차이

첫째, 설계 단위가 다릅니다. 기능 조합은 도구를 단위로 생각합니다. IDP는 업무 프로세스를 단위로 생각합니다. 어떤 문서가 어디로 들어와 어떤 상태를 거쳐 어디에 등록되는지를 먼저 그리고 거기에 기능을 배치합니다.

둘째, 목표가 다릅니다. 기능 조합의 목표는 각 단계의 성능을 높이는 것입니다. IDP의 목표는 처리 흐름이 끊기지 않게 하는 것입니다. 실패한 건이 어디로 가는지, 예외가 누구에게 넘어가는지가 설계에 포함됩니다.

셋째, 성과지표가 다릅니다. 기능 조합은 단계별 정확도를 봅니다. IDP는 접수 건수 대비 사람의 개입 없이 완료된 비율과 건당 총 처리 시간을 봅니다. 단계마다 정확도가 높아도 이어지지 않으면 이 지표는 개선되지 않습니다.

두 접근이 대립하지는 않습니다. 각 기능의 성능이 낮으면 아무리 잘 이어도 흐르지 않습니다. 다만 순서를 정하자면 흐름을 먼저 그리고 기능을 채우는 편이 맞습니다.

IDP를 구성하는 5가지 단계

흐름을 이루는 5가지 단계

첫째, 접수입니다. 전자팩스와 영업점 스캔, 모바일 업로드, 이메일 등 경로에 따라 파일의 상태가 달라지므로 여기서부터 설계에 포함합니다.

둘째, 판별과 분할입니다. 여러 서류가 한 파일로 들어오면 문서 단위로 나누고 각각의 서식을 가려냅니다.

셋째, 인식과 추출입니다. 서식에 맞는 항목 정의에 따라 값을 뽑아냅니다.

넷째, 검증입니다. 형식과 관계, 문서 사이의 일치를 규칙으로 확인하고 걸린 건을 예외로 분리합니다.

다섯째, 연계입니다. 검증을 통과한 데이터를 문서관리시스템과 업무 시스템에 등록하고 처리 이력을 남깁니다.

IDP의 실제 구축 방법

흐름도를 먼저 그립니다

첫 산출물은 기술 사양서가 아니라 처리 흐름도입니다. 문서가 들어오는 경로, 각 단계의 입력과 출력, 실패했을 때 가는 곳, 사람이 개입하는 지점을 그림으로 그립니다.

이 그림이 있으면 어느 단계가 병목인지 보입니다. 실제 사례에서 병목은 인식이 아니라 서식 판별과 분할에 있는 경우가 많았습니다. 흐름도 없이 도구부터 고르면 이 병목을 놓칩니다.

예외 경로를 본류만큼 설계합니다

정상 처리 경로만 설계하고 예외를 나중에 붙이면 운영에서 문제가 생깁니다. 예외 건이 어디에 쌓이고 누가 보고 처리한 뒤 어디로 돌아가는지가 처음부터 정해져 있어야 합니다.

돌아가는 경로가 특히 중요합니다. 담당자가 고친 값이 다시 흐름을 타고 시스템에 등록되지 않으면 결국 수기 입력이 남습니다.

국내 환경에서의 IDP

국내 금융과 공공에서는 흐름 전체가 내부망에서 완결되어야 하는 경우가 많습니다. 어느 한 단계라도 외부 호출이 필요하면 그 구성은 도입되지 못합니다.

처리 이력도 요건입니다. 어떤 건이 어느 단계에서 어떻게 처리되었고 누가 무엇을 수정했는지가 기록으로 남아야 감사에 대응할 수 있습니다. 여기에 한글 워드프로세서 문서와 팩스 접수본 처리가 더해집니다.

기능이 아니라 흐름으로 설계합니다

개별 기능을 갖추는 것과 업무가 줄어드는 것은 다른 문제입니다. 인식과 추출과 검증이 각각 잘 돌아가도 그 사이를 사람이 이어 주고 있다면 처리 시간은 크게 줄지 않습니다.

그래서 설계의 단위를 기능이 아니라 업무 프로세스로 잡습니다. 한 건이 접수되어 시스템에 등록될 때까지의 경로를 먼저 그리고, 그 경로 위에 필요한 기능을 배치하는 순서입니다. 이때 사람이 개입해야 하는 지점을 미리 정해 두면 나머지는 자동으로 흐를 수 있습니다.

평가도 흐름 단위로 합니다. 각 기능의 정확도를 따로 보는 대신 한 건이 사람 손을 거치지 않고 끝난 비율과 시스템 등록까지 완료된 비율을 봅니다.

자주 묻는 질문