AI OCR 인보이스 시스템 도입 사례

수출 문서 누락과 청구 오류, 반복되고 있진 않으신가요? 글로벌 ESS 제조기업 A사는 AI 기반 전자문서 관리 시스템을 도입해 커머셜 인보이스와 청구 인보이스를 단계별로 전산화하고, 문서 누락률을 0%로 개선했습니다. 수출 문서 관리 자동화, 전자문서 관리시스템(EDMS), 청구 업무 전산화, 사내 AI 도입에 관심 있다면 A사의 성공 사례를 확인해보세요.

ESS 수출 확대와 함께 커지는 ‘문서 관리’ 리스크

A사는 글로벌 에너지저장장치(ESS) 산업에서 연간 수천억 원 규모의 수출을 진행 중인 선도 기업입니다.

그러나 수출 확대와 함께 문서 관리 리스크가 점점 커졌습니다.

특히 Commercial Invoice(상업송장)와 Billing Invoice(청구 송장)를 구분해 거래처마다 각각 다르게 청구해야 하는 상황에서, 작성 오류나 승인 누락이 발생하면 곧바로 매출 누락, 신용 리스크, 클레임 발생으로 이어질 수 있었습니다.

AI 수요 증가에 에너지 업계 ‘빙긋’

ESS와 인공지능의 융합

A사의 페인 포인트: 수출 문서의 누락, 중복, 검토 이력 미비

A사는 다음과 같은 문제로 인해 문서 기반 수출 운영에 심각한 한계를 체감하고 있었습니다.

1️⃣ 수작업 기반 인보이스 관리의 한계

• 모든 인보이스 작성 및 결재 요청이 이메일 또는 인트라넷 메시지로만 진행됨

• 중복 발송, 이전 버전 재사용, 결재 누락 등 문서 오류가 잦고 이력 관리가 어려움

2️⃣ 인보이스 구분 및 관리 기준 미비

• 거래처별로 Commercial/Billing Invoice를 분리 청구해야 하나, 내부 시스템상 구분·트래킹이 되지 않음

3️⃣ 누적 검토 이력 및 보고 체계 부재

• 인보이스가 어디까지 검토되었는지, 누가 결재했는지 확인이 어려워

• 실시간 모니터링 불가, 분기별 보고서 생성에도 수작업 필요

한국딥러닝의 제안: AI 기반 문서관리 시스템 + 업무 대시보드

A사는 한국딥러닝과 함께 다음과 같은 AI 기반 문서관리 솔루션을 구축했습니다.

1) 단계별 인보이스 관리 워크플로우 구성

• 작성 → 검토 → 승인 → 발송까지 모든 프로세스를 시스템화

• 사용자/부서별 권한 설정으로 승인 책임자 자동 지정

• 이메일 자동 발송 기능으로 최종 승인 후 발송까지 원클릭 처리

2) 인보이스 대시보드 및 통계 분석 기능

• 제목·거래처명·작성일·승인 여부로 고속 검색 및 필터링 가능

• 전체 발행 내역을 건수/금액/거래처 기준으로 시각화

• 월별 발행 추이, 승인 속도, 처리 시간 등도 자동 통계화

3) Commercial/Billing 구분 관리 기능

• 인보이스 종류(상업/청구)를 명시하여 자동 분류 및 템플릿 지정

• 템플릿은 A사 기준 양식에 맞춰 맞춤형 설계 가능

• 거래처별 자동 세팅으로 사람의 실수 최소화

Before & After 비교: 실제 업무 흐름 변화

도입 후 성과

한국딥러닝이 구축한 AI 기반 인보이스 관리 시스템은 단순한 문서 전산화를 넘어, 전사적 수출 업무의 정확도·속도·활용성을 함께 높인다는 점에서 기업 고객의 평가가 매우 높습니다.

1. 인보이스 누락률 0%에 근접

• 승인·발송·보관 이력이 자동 기록되며, 작성 단계에서부터 문서 중복·누락 방지 기능이 적용됩니다.

• 기존에는 전년도 인보이스 누락으로 수출 회계 오류가 발생했으나, 시스템 전환 후 연간 1건 미만으로 감소했습니다.

• 문서 유실 없이 과거 자료도 제목/거래처/기간별 고속 검색이 가능해 회계감사 대응도 수월해졌습니다.

2. 인보이스 발행·검토·발송 시간 47% 단축

• 평균 인보이스 발행-검토-승인까지 걸리던 시간이 5일 → 1.6일로 단축

• 승인자가 부재하거나, 중복 확인이 필요한 상황에서도 알림+모바일 승인 기능으로 대응력 강화

• 승인 흐름 자동화로 담당자 간 업무전달 과정이 간소화되었고, 불필요한 커뮤니케이션 비용도 절감

3. 문서 버전 오류 제거 & 승인 이력 100% 트래킹

• 상위 결재자가 언제 어떤 내용을 승인했는지 시간·버전별로 히스토리 저장

• 승인 중간에 재작성되거나 수정된 이력도 모두 로그 기록

• 이로 인해, 문서 관련 내부 커뮤니케이션 중 “누가 마지막 버전이냐”는 사소하지만 치명적인 문제가 사라졌습니다

4. 수출 매출 데이터 자동 집계 → 매출 관리 체계 고도화

• 인보이스 내 금액, 제품군, 거래처 정보가 DB에 실시간 누적됨

• 담당자들은 엑셀 피벗 없이 월별 수출 추이, 거래처별 청구 현황, 제품군별 발행 비중 등 통계 대시보드에서 바로 확인

• 향후 신규 매출 예측, 고객별 단가 최적화, 비용추계에도 응용 가능

A사 맞춤형 인보이스 관리 시스템 구조

A사의 수출업무는 일반 제조업보다도 더 복잡한 조건을 요구했습니다.

이에 한국딥러닝은 기존 사내 업무흐름을 분석해 아래와 같은 4-레이어 구조의 시스템을 설계했습니다.

1. 사용자 인터페이스 레이어 (UI/UX)

• 웹 기반 입력 폼: Commercial/Billing Invoice를 구분하여 템플릿 제공

• 자동 완성 필드: 거래처명 입력 시 주소, 이메일, 발행통화 등 자동 채움

• 미리보기 기능: 문서 작성 단계에서 인쇄본, 발송 PDF 형태로 즉시 확인 가능

2. 워크플로우 자동화 레이어

• 작성 → 검토 요청 → 승인 → 발송 → 보관의 전 과정을 전산화

• 담당자별 권한 기반 승인 기능 (예: 과장은 작성, 팀장은 검토, 이사는 승인 가능)

• 알림 기능 내장: Slack, 이메일, 웹 알림 모두 지원해 승인 지연 방지

3. 저장 및 검색 레이어

• 문서별 메타데이터 기반 DB화: 거래처명, 발행일, 금액, 작성자, 송장 종류 등 모든 항목이 필드화되어 고속 검색 가능

• PDF 및 원본 버전 동시 보관: 다운로드·발송용 문서와 작성용 원본을 동시에 저장하여 혼동 방지

• 보안 설정 가능: 특정 등급 이상만 조회/다운로드 가능, 승인 이후 수정 불가 설정도 가능

4. 외부 연동 및 확장 인터페이스

• ERP 연동 API: 더존, SAP, 이카운트 등 매출 ERP에 자동 반영

• 수출입 통계 연동: HS 코드 기반 자동 분류 가능성 확보

• 보고서 자동화 엔진 탑재: 정기 보고서(월별 수출 현황, 거래처별 청구금액 비율 등) 생성 버튼 클릭 한 번으로 완성

확장 가능성: 사내 업무를 넘는 AI 문서 자동화 인프라로 진화

A사는 단순한 전자문서 관리에서 시작했지만, 다음 단계로 문서 기반 AI 업무 자동화의 전환도 준비하고 있습니다. 이 시스템은 다음과 같은 방식으로 확장될 수 있습니다.

1. 비정형 문서 인식 기능 추가 (OCR + AI 모델 연동)

• PDF, 이미지 등으로 수신된 견적서·발주서도 OCR+AI로 자동 인식 및 등록 가능

• 타사 인보이스와의 형식 비교도 가능하여 중복 수신 경고, 양식 비표준 경고 기능도 탑재 가능

2. 수출 인사이트 리포트 자동화

• 발행량 추이, 지역별 수출, 담당자별 효율 등 통계 수치가 실시간 대시보드 형태로 구성

• 경영진은 매월 PDF 또는 PPT로 자동 생성되는 보고서 수신 가능

3. ChatGPT 기반 문서 요약 및 자동 작성 보조

• 추후엔 AI가 기존 인보이스 기반으로 유사 내용 자동 완성

• "지난달 거래처 A사와 동일한 조건으로 새 인보이스 생성" → AI가 템플릿 복제 + 수량만 조정한 초안 자동 제시

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. 저희만의 인보이스 양식이 있는데, 시스템에서도 구현 가능한가요?

A1. 가능합니다. 한국딥러닝은 고객사의 기존 양식을 기반으로 입력 폼 및 출력 포맷을 맞춤형으로 설계해드립니다.

Q2. 승인자는 매번 바뀌는데도 유연하게 설정할 수 있나요?

A2. 승인자 그룹, 부서별 역할 등을 미리 지정하거나, 작성자가 직접 선택 가능하도록 커스터마이징할 수 있습니다.

Q3. 외부 파트너(해외 거래처 등)에게도 발송 가능한가요?

A3. 시스템에서 승인 후 자동으로 첨부파일 형태로 이메일을 발송하며, 이메일 본문과 첨부 양식은 거래처별로 자동 분기 설정이 가능합니다.

Q4. 엑셀로 보관하던 과거 인보이스도 이 시스템에 이관할 수 있나요?

A4. 가능합니다. 기존 엑셀, PDF 문서를 CSV 변환 또는 수동 업로드 방식으로 DB화하여 통합 관리가 가능합니다.

글로벌 수출 기업을 위한 문서관리 혁신, 지금 시작하세요

A사는 인보이스 누락률 0%를 달성함과 동시에, 보고서 작성 자동화, 문서 승인 속도 개선, 수출 관리 전산화라는 3가지 성과를 동시에 거두었습니다.

수출 규모가 커질수록, 인보이스 오류는 단순한 실수가 아닌 신용과 매출의 리스크로 이어집니다. 이제는 AI 기반 인보이스 관리 시스템으로 체계적인 문서 운영을 시작해야 할 때입니다.

이제 한국딥러닝과 함께 맞춤형 문서 자동화 솔루션을 도입해보세요!

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